Kunden, det vill säga verksamheten, är ofta den som initierar upphandlingen eftersom kunden är i behov av det som ska köpas. Kunden har eller tror sig ha stor insikt i marknaden samt sakkunskap om det som ska upphandlas, och är därför ofta involverad i flera steg i processen. Vissa kunder i upphandlingsgruppen är användare av det som ska upphandlas vilket gör att de är angelägna om slutresultatet. De är väl medvetna om vilken leverantör, vara eller tjänst de önskar. Lagkonflikt kan uppstå om kunden önskar tilldela kontrakt till en favoriserad leverantör som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav. (Jämför med vår artikel Avbryter för att välja ”rätt” leverantör om riktade upphandlingar.)
Affären omfattar upphandlande myndigheters ekonomi som finansieras av skattemedel. Det är även skattebetalarna som ska dra nytta av de samhällstjänster som myndigheten tillhandahåller. Jämfört med kunden, som mest är intresserad av att få just den produkt eller tjänst som fungerar bäst i verksamheten, är upphandlande myndighets incitament att hela affären ska bli ekonomiskt gynnsam för myndigheten.
Om lagen inte följs urholkas upphandlingsinstitutet, även om ett beslut för stunden kan kännas rätt.
Ibland vill politiker och skattebetalare att en viss leverantör ska vinna en upphandling. Det har oftast att göra med en önskan om att gynna näringslivet i närområdet. Eftersom skattebetalarna även är väljare kan detta styra upphandlande myndighets önskade utfall. Om vinnande leverantörs anbud blir dyrare än tänkt, eller inte är den lokala aktören tilldelas, kan påtryckningar uppstå om att bryta mot lagen för att få önskat resultat.
Lagen måste alltid följas. En stor del av upphandlingsreglernas funktion är att upphandlande myndigheter ska nyttja konkurrensen på marknaden för att göra bra affärer. Samtidigt ska regelverket säkerställa att leverantörerna kan tävla på lika villkor i varje upphandling. Om lagen inte följs kommer upphandlingsinstitutet att urholkas, även om ett beslut för stunden kan kännas rätt om det exempelvis skulle leda till lägre kostnad. Utan att ta hänsyn till de rättsliga följder och sanktioner som kan komma på tal leder det i sin tur till att färre leverantörer lämnar anbud och att affärerna på sikt blir sämre för den upphandlande myndigheten.
Ett komplext men ansvarsfullt arbete
Upphandlarens roll är mångfacetterad, komplex och i vissa fall otacksam. Denne ska vara projektledare, ta vara på verksamhetens behov, göra bra affärer och samtidigt följa ett omfattande juridiskt regelverk. Detta ställer stora krav på upphandlarens kompetens och integritet.
Det finns mycket att önska gällande ledning och styrning inom offentlig verksamhet avseende inköpsområdet. Tydliga riktlinjer underlättar för upphandlaren och innebär förhoppningsvis en trygghet i att agera lojalt mot lagstiftningen.
Upphandlaren måste på ett pedagogiskt sätt förklara för intressenterna vad upphandlingsrätten innebär för det tilltänkta inköpet, det vill säga att ”lagt kort ligger”. Det är när förfrågningsunderlaget tas fram som förutsättningarna för upphandlingen bestäms. Dessa förutsättningar måste följas under resten av upphandlingsprocessen. Detta leder förhoppningsvis till att de inblandade i upphandlingen inser hur upphandlingsprocessen går till och att det inte är rätt att bryta mot lagen om utfallet inte blir som tänkt. Dessutom bör upphandlaren lyfta att upphandlingen ska leda till att verksamhetens behov tillgodoses till rätt pris, och inte att specifik vara eller leverantör blir vinnare.
Upphandlaren måste ha kurage. Uppstår situationer där upphandlaren känner sig tvingad att handla i strid med upphandlingsrätten måste frågan lyftas till närmaste chef. Kan inget stöd hämtas från chefen ska upphandlaren skriftligen upplysa sin chef om detta och att chefen är ansvarig för de åtgärder som sker i strid med lagen.
Maria Krantz
Erik Björklund
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?