Vacse använder i dag Aff när man tecknar nya avtal, men så har det inte alltid varit. Från början köpte man både drift och förvaltning, men en önskan om att vara närmare sina hyresgäster ledde till att man anställde egna förvaltare. I samband med det blev det tydligt att drift- och förvaltningsavtalen såg helt olika ut och man påbörjade arbetet med att likrikta dem.
Vacse är ett fastighetsbolag som äger, förvaltar och utvecklar fastigheter för rättsväsende, utbildning och kontor för samhällsservice. Ägarna utgörs av svenska pensionsstiftelser, vilket gör bolaget till en stabil och långsiktig ägare. Organisationen är liten och man köper all drift och en delmängd av den tekniska förvaltningen.
Viktigt prata samma språk
– Det är viktigt att avtalen är likartade för att alla ska förstå dem, att vi pratar samma språk, säger Sara Jägermo, fastighetschef på Vacse. Då blir det mindre risk för olika tolkningar och missförstånd. Man kan helt enkelt fokusera på annat än olika avtalsformuleringar. Då vi finns över hela Sverige behöver vi alla arbeta hyfsat lika. Dessutom införde vi ett nytt fastighetssystem och såg hur det blev lätt att koppla avtalsinnehållet mot strukturen i fastighetssystemet om vi använda Aff.
Alla tjänar på det
De första avtalen, som inte var enligt Aff, hade större juridisk fokus än de nyare Aff-avtalen.
De innehöll långa juridiska texter, samtidigt som det inte framgick vad som ingick i tjänsterna och hur de skulle ersättas. Sara fortsätter:
– Om inte Aff fanns skulle avtalen fokusera på det juridiska, och det skulle sannolikt inte stå mer än att L ska ”sköta drift och förvaltning”. Det leder sin tur till mycket diskussion om vem som ska göra vad och vem som ska betala vad. Alla tjänar på att det är mer strukturerat och att avtalen även beskriver den praktiska verkligheten.
Underlätta för leverantören
– Vi som inte är jurister ska inte ägna oss åt tolka juridiska texter, vi ska fokusera på att få en fungerande förvaltning.
– För leverantörerna är det än viktigare att avtalen har en standardform, de kan ju inte själva bestämma hur avtalen ska se ut. Om vi vill ha en bra leverans behöver vi underlätta för leverantören att göra rätt. Vi har bara fått positiv återkoppling till att vi nu skriver avtalen enligt Aff.
Företagsspecifik Aff-utbildning
Många anser att Aff är krångligt, men så är det ofta när man inte riktigt kan ett ämne. Vacse har satsat på att lära sig Aff ordentligt, och i samband med att man gick över till Aff-avtal bokade man en företagsspecifik Aff-utbildning.
Det innebär att man fick lära sig om Aff, men även ett och annat om sina befintliga avtal. Utöver utbildningen så deltar man regelbundet på de seminarier som Aff anordnar, både digitalt och på plats när det tillåts.
Utgick från våra avtal och behov
Sara berättar:
– Våra förvaltare har lärt sig grunderna om Aff på sin förvaltarutbildning, men jag rekommenderar ändå att man satsar på att lära sig mer om Aff. Vi valde att köpa en företagsanpassad utbildning, som utgick från våra avtal och behov. Det fungerade väldigt bra, och är något jag rekommenderar alla att göra. Även seminarierna ger mycket, då får man ofta lära sig mer om hur man praktiskt kan gå tillväga i olika situationer. Se till att du anmäler dig till Aff:s nyhetsbrev och att du deltar på lite seminarier – det hinner man alltid.