Tips för effektiv avtalshantering

Det kan konstateras att det finns ett stort antal parametrar som styr hur ett avtal kan utformas på bästa sätt och att olika omständigheter inverkar på om dess regleringar leder till ett effektivt resultat. Min avsikt är att i det följande belysa några aspekter kring avtalshanteringen som enligt min mening förtjänar särskild uppmärksamhet. I fråga om avtal är naturligtvis också uppföljningsarbetet en viktig komponent, men denna betydelsefulla del ryms dessvärre inte inom ramen för denna sammanställning.

Förlaga i förfrågningsunderlaget

Det är av stor betydelse att tillräckliga resurser – både avseende tid och kompetens – läggs på att formulera ”avtalsförlagan” i förfrågningsunderlaget (som tillsammans med kraven på upphandlingsföremålet, leverantören och relevanta delar av antaget anbud bildar det slutliga originalavtalet).

Förfrågningsunderlaget ska som bekant inkludera samtliga förutsättningar för det kommande åtagandet och det borde det vara givet att stor vikt fästs vid avtalsutformningen eftersom ofullständiga eller felaktiga villkor i avtalet kan leda till att det finns risker vars eventuella konsekvenser inte hanteras, att (onödiga) kostnadsökningar uppstår och att den upphandlande organisationen uppfattas som mindre seriös. Det finns dock exempel där upphandlande myndigheter och enheter brister i denna del av upphandlingsarbetet, vilket bland annat kan manifesteras i användande av mallar som inte anpassas till upphandlingsföremålet.

Ett välformulerat avtal stimulerar till avtalsefterlevnad

Genom att lägga större fokus på avtalsutformning kan den upphandlande organisationen öka graden av trygghet och samtidigt skapa nödvändig information till de personer som ska tillämpa villkoren. I detta sammanhang kan påpekas att det är viktigt att vi som författar avtalen undviker ett språkbruk som snarare komplicerar än att skapa tydlighet. Ett välformulerat avtal stimulerar också till avtalsefterlevnad, besvarar de frågor som kan uppstå under avtalstiden (till exempel vilka sanktioner som aktualiseras vid avvikelser från avtalade villkor) samt underlättar uppföljningsarbetet.

Analysera avtalstiden

Det kan vara svårt att förutspå alla de olika situationer som kan inträffa under en avtalsperiod. Ett gediget analysarbete inför upphandlingen ökar dock sannolikheten att alla relevanta villkor inkluderas och att förändringar som kan äga rum under avtalets varaktighet i större grad kan hanteras. I detta avseende kan ”ändringsklausuler” som fastställer regleringen av eventuella förändringar tillsammans med mer funktionsinriktade krav möjliggöra en ökad flexibilitet. Upphandlingslagstiftningen ställer dock höga krav på förutsebarhet och specificering vilket gör att sådana villkor inte alltid är lätta att formulera och därutöver påverkar avtalsformen både behovet, och utformningen, av ändringsklausuler.

Utrymmet för förändringar är naturligtvis inte obegränsat även om det i avtalet finns specifika ändringsklausuler, men korrekt utformade kan de ge en förutsebarhet som möjliggör för intresserade leverantörer att ta hänsyn till hur eventuella förändringar kommer att hanteras. Detta kan i sin tur skapa förutsättningar för att utse rätt vinnare i upphandlingen samtidigt som den upphandlande myndigheten/enheten undviker en situation där det i princip saknas utrymme för anpassning under avtalstiden.

Rimlig riskfördelning

Det är viktigt att komma ihåg att en affärsrelation inte bara består av en part. En lyckad affär torde också vara den där båda parter upplever att de är nöjda med den överenskommelse som träffats. Det är därför viktigt att avtalet medför en rimlig riskfördelning mellan parterna. Naturligtvis ska avtalet trygga leveranser och skydda den upphandlande organisationen för det fall något går fel, men det är samtidigt angeläget att avtalet inte är obalanserat. Även i detta sammanhang bör vikten av anpassning till föreliggande omständigheter poängteras. Eftersom även de kommersiella villkoren många gånger också påverkar totalkostnaden ligger det i vårt intresse att sådana regleringar är både behovsanpassade och verklighetsförankrade.

Gå igenom förutsättningarna

Ett effektivt verktyg för att inleda och förbereda för avtalsrelationen är att företa en genomgång av förutsättningarna för det kommande åtagandet i samband med att (eller allra helst i god tid innan) uppdraget ska påbörjas. I syfte att säkerställa förståelse för innehållet och klargöra vad som ska uppnås kan en aktivitet i form av till exempel ett möte, där representanter för båda parter närvarar, arrangeras.

Informera internt

Att informera om nya avtal internt kan låta som en självklarhet, men det är något som, enligt min bedömning, förekommer i mindre utsträckning än vad som vore önskvärt. Genom att skapa tydlighet kring villkoren för avtalets tillämpning ökar bland annat sannolikheten för att uppnå en hög avtalstrohet, inte minst vad gäller ramavtal som ska tillämpas av många personer. Genom till exempel mallar, avropsinstruktioner och vägledningar skapas förutsättningar för en effektiv hantering. Behovet av information varierar naturligtvis från ett avtal till ett annat och det är därför viktigt att även formerna för implementeringen av avtal anpassas efter behovet.