I oktober talade jag på föreningen Kost & Närings seminariedag om livsmedelsupphandling. Syftet med mitt föredrag var att berätta hur jag arbetar med uppföljning av de livsmedelsavtal vi har i Helsingborg. Jag berättade om vikten att se uppföljning som en löpande del i hela upphandlingsprocessen. Jag ville ge deltagarna verktyg och inspiration till hur de själva kan arbeta proaktivt med sina avtal.

Med på seminariet var även en försäljningschef från en av de stora grossisterna. Han var irriterad på att mitt föredrag hade så stort negativt fokus på uppföljningen av att leverantören sköter sitt uppdrag. Han tyckte att fokus borde ligga på allt vi kan uppnå om vi hade samarbetat mer. Han tyckte att jag var bakåtsträvare och negativ. Jag kan inte annat än att hålla med honom.

Ibland känner jag mig frustrerad över att en stor del min arbetsdag går åt till att lusläsa vad vi har skrivit i avtalet och lösa problem istället för att fokusera på ett strategiskt och långsiktig relation med grossisten samt den egna verksamheten. Tyngden ligger i detaljuppföljning av att grossisten håller vad den lovat. Det finns helt enkelt för mycket att förlora i att inte ha koll på detaljerna. Jag tror att vi är många där ute med liknande arbetsuppgifter som känner samma frustration.

Det finns tid och plats både för detaljuppföljning av problem och att utveckla samarbetet med grossisten.

I en idealvärld hade jag också gärna arbetat mer strategiskt och med större frågor än ”varför får vi inte de varor vi beställt” eller ”varför meddelar ni inte mig när en vara utgår”, men nu är det tyvärr dessa frågor som får stort fokus på grund av att de är viktiga för att den dagliga kostverksamheten ska fungera.

Kost & Näring mäter varje år hur väl grossisterna sköter sina uppdrag. En sammanställning ges ut i en rapport som heter Grossistbarometern.

Fel fokus vid dålig relation

I rapporten kartlägger Kost & Näring samarbetet mellan Sveriges måltidsverksamheter och de fyra största grossisterna. Ett problem som är tydligt år från år är sen avisering av utebliven vara eller ersättningsprodukt. Grossisten meddelar helt enkelt inte när en vara som beställts inte kan levereras. Det skapar mycket problem ute i verksamheterna eftersom de inte kan lita på att grossisten levererar det som har beställts. Följden blir att relationen med grossisten blir lidande. Har man en dålig relation är det lätt att fokusera på det som gått fel istället för det som är bra.

Livsmedelsavtal är komplicerade avtal med många artiklar. Kontroll är en central del av uppföljningsarbetet, vare sig man vill eller inte. Jag menar att det finns tid och plats både för detaljuppföljning av problem, men även till att utveckla samarbetet med grossisten. Genom att vi kommuner gör uppföljningar och återkopplar till grossisten ger vi dem också möjligheten att utveckla sin verksamhet och bli bättre. Det hela hänger på hur grossisten hanterar avvikelserna och om arbetet de gör för att undvika att de upprepas.

Min känsla är att grossisterna har börjat förstå vikten av att ha en bra relation med sina offentliga kunder. Båda parter vill lämna alla uttjatade problem bakom sig och blicka framåt. Med all kompetens som vi i det offentliga livsmedelsrummet har tillsammans med grossisternas expertkunskap kring miljö, service och distribution kan vi tillsammans göra underverk.  Bara vi får tiden att lyfta blicken från detaljuppföljningen till högre frågor.