Så I nya LOU har upphandlande myndigheter ålagts en större skyldighet att kontrollera leverantörer som tilldelas kontrakt. Även de företag vars kapacitet vinnande leverantör åberopar ska kontrolleras. ESPD är ett nytt formulär där anbudsgivare kan ge en egenförsäkran istället för att lämna in bevis för teknisk och yrkesmässig kapacitet samt ekonomisk stabilitet redan i anbudet.
Syftet med ESPD är att förenkla för anbudsgivare, men det kvarstår frågetecken kring ESPD som gör att det kan ifrågasättas om ESPD lett till de förenklingar man hoppats på.
Skyldigheten att acceptera ESPD som egenförsäkran gäller för direktivstyrda upphandlingar inom LOU. För upphandlingar inom LUF finns inte samma skyldighet för upphandlande enhet att acceptera ESPD. Denna artikel är alltså tillämplig vid LOU-upphandlingar över tröskelvärdet.
Upphandlande myndighet ska möjliggöra för anbudsgivare att lämna egenförsäkran enligt ESPD. Här vill vi passa på tipsa alla upphandlare att det underlättar mycket för mindre leverantörer om ni lägger med ett påbörjat ESPD-formulär till upphandlingsdokumenten. Att bara hänvisa till EU-kommissionens hemsida för användande av ESPD kan skapa förvirring och osäkerhet hos anbudsgivarna, vilket i värsta fall kan medföra fel som leder till att anbud måste förkastas.
Anbudsgivare kan antingen lämna egenförsäkran i form av ESPD med anbudet eller lämna de bevis som efterfrågas i upphandlingsdokumenten. Anbudsgivare har alltså inte en skyldighet att använda ESPD. Om du som leverantör väljer att använda ESPD måste upphandlande myndighet godta det som ett preliminärt bevis på att du uppfyller samtliga kvalificeringskrav och att det inte finns grund för uteslutning.
Innan tilldelning ska upphandlande myndighet begära in bevis av den leverantör som vann upphandlingen. Myndigheten är alltså skyldig att kontrollera uppgifterna som anbudsgivare lämnat i ESPD. Anbudsgivare å sin sida är skyldiga att vid begäran lämna in bevis som styrker det som har intygats genom ESPD. Bevis för att uppgift som lämnats i ESPD stämmer behöver dock inte inges i de fall;
- Myndigheten redan har tillgång till beviset (exempelvis ett tidigare ingivet kreditintyg). Detta förutsätter att beviset som myndigheten har är aktuellt.
- Upphandlande myndighet har möjlighet att kostnadsfritt och direkt få tillgång till beviset med hjälp av elektroniska medel (exempelvis SKV4820 som upphandlande myndighet kan inhämta själv på elektronisk väg).
Anbudsgivare ska uteslutas om denne lämnat oriktiga uppgifter i egenförsäkran eller i de bevis som lämnas in. Även den anbudsgivare som inte kommer in med begärda bevis ska uteslutas.
Leverantörer tänk på detta:
- Du som leverantör är inte skyldig att lämna ESPD som egenförsäkran. Du får välja att istället lämna in de för leverantörsprövningen nödvändiga bevisen (exempelvis dokument avseende registrering, ekonomisk stabilitet, betalning av skatter och avgifter) redan i anbudet. Välj det alternativ som du känner dig mest trygg med.
- Om du åberopar annat företags kapacitet för att uppfylla kvalificeringskrav i upphandlingen ska antingen ESPD eller nödvändiga bevis lämnas in även för detta företag. Skyldigheten gäller dock bara företag vars kapacitet åberopas, inte övriga underleverantörer.
- Det är tillåtet att hänvisa till en egenförsäkran som lämnats in i en tidigare upphandling. Detta förutsätter dock att omständigheterna och kraven i upphandlingen är exakt desamma. För att undvika att missa något krav rekommenderar vi att en ny ESPD lämnas för varje enskild upphandling.
- ESPD behöver bara undertecknas om upphandlande myndighet har angivit detta i upphandlingsdokumenten.
- Under kontrollen av lämnade uppgifter i ESPD är du som leverantör inte skyldig att inkomma med bevis för sådant som upphandlande myndighet redan har tillgång till eller sådant som de själva kostnadsfritt och direkt kan hämta elektroniskt. Begär exempelvis upphandlande myndighet att du inkommer med en SKV4820 kan du hänvisa till att upphandlande myndighet själv kan inhämta detta bevis elektroniskt och kostnadsfritt. Om ni åberopar bevis som upphandlande myndighet redan har tillgång till eller som finns att tillgå kostnadsfritt och elektroniskt, glöm ej att ange detta redan i den ESPD som lämnas med anbudet, exempelvis genom att hänvisa till länk.
Upphandlingsmyndigheten har publicerat en vägledning i ESPD, där såväl leverantörer som upphandlande myndigheter kan läsa om hur ESPD ska användas.
Ida-Maria Andersson
Malin Grundström