Så bygger du inköpsnätverk

Upphandlingsdagarna har nyligen passerat, jag hoppas att du tog tillfället i akt att nätverka. Det är ett väldigt bra forum som med årets tema, upphandlingslandskapet, uppmuntrar till samarbete och nätverkande.

Fysiska möten skapar en trygg miljö där vi vågar mycket mer.

Jag tror man behöver ha rätt inställning när man åker på ett stort event. Hur är det för dig, vad är din inställning? Har du en plan eller strategi för ditt nätverkande? Jag har oftast en tanke eller idé om vad jag vill diskutera med mina branschkollegor och ser till att jag träffar dessa personer. På ett stort evenemang är det annars lätt att man överrumplas av människomassan” och ser skogen istället för de träd som jag är intresserad av, de jag ville prata med.  Ibland vill jag ha input, ibland vill jag så frön och ibland är mitt fokus att mingla och hålla mina relationer levande.

Det finns en hel del aktiva nätverk i Upphandlarsverige och jag har haft förmånen att vara medlem i flera av dem. Jag vill dela med mig av mina erfarenheter i att bygga hållbart och givande nätverk. Det exempel jag vill lyfta fram är ett nätverk med inriktning leverantörsstyrning.

Ett steg i taget

Att bygga nätverk handlar om att ta ett steg, en kontakt i taget och sedan bygga vidare med nästa, och då i flera dimensioner eftersom vi är flera som bygger. Här är det viktigt att syftet är väl förankrat, så att alla bygger åt samma håll. För leverantörsstyrningsnätverket var starten, ett nätverksmöte för IT-direktörer från några myndigheter. Man kom fram till att det var många frågor som berörde inköps- och leverantörsdelen av IT-leveransen.

Från ett nätverk föddes ett nytt. Ett möte bokades och jag tror att vi var åtta myndigheter som deltog i första mötet. Det var lite trevande första gången vi träffades, som det brukar vara när en grupp människor träffas första gången. Vi hade gemensam bakgrund i att arbeta inom IT, ungefär samma behov och utmaningar. Det gjorde det lätt för oss att snabbt bli ett team och komma igång med att dela erfarenheter.

Nätverket består av 12 myndigheter som träffas två gånger per år samt att vi har två videomöten. Behövs alla dessa träffar? Ja, de fysiska mötena skapar äggvitan mellan deltagarna och den är nödvändig om man ska ha ett effektivt samarbete. I en trygg miljö vågar vi mycket mer. Vi är inte rädda för att verka okunniga. Videomötena använder vi för att bibehålla kontakten och att diskutera ett specifikt ämne.

Alla är alltid väl förberedda när vi möts. Som engagerad medlem i nätverket har vi behov att få svar och en längtan efter att dela med oss av både goda och utmanande erfarenheter. Det gör att vi kommer så mycket längre än om vi kom dit, för att se vad vi ska prata om idag. Vi turas om att vara värd för de fysiska mötena och då även för agendan. Värden förbereder ett inslag från den egna myndighetens pågående arbete. Många idéer och behov lyfts och diskuteras.

Jag var alltid berikad, både i kompetens och i energi, efter dessa möten. Eftersom vi träffas relativt ofta, håller vi relationerna levande samt att vi är uppsjungna på varandras process och aktiviteter. Det är enkelt att ta kontakt och få bolla en fråga, få ett förfrågningsunderlag som hjälper till att komma framåt i tankarna. Vi bjuder också in till att inspirera på varandras arbetsplatser. Min före detta kollega har besökt flera myndigheter för att berätta om ett lyckat nytänk, upphandling av ”leveransteam som tjänst”.

Vi skapade även en virtuell kanal i form av ett nätverk på LinkedIn. Tekniken gav inte allt vi önskade som till exempel ett chattforum, så det är inte så mycket aktivitet på LinkedIn. Där delar vi i stället mest intressanta länkar och evenemang.

Sparar på resurser

Är det värdeskapande? Absolut! Det är helt klart ett sätt att använda skattepengarna på bästa sätt. Vi till och med sparar pengar genom att vi delar arbetsmaterial, idéer, erfarenheter och hjälper varandra att bli mer effektiva. Kaching!

Vad var det som gjorde nätverket så lyckat och hållbart? De fem viktigaste delarna är:

• Ett tydligt syfte
• Engagerade och aktiva deltagare
• Gemensamt ansvar för agendan
• Aktuella och intressanta ämnen med syfte att förbättra
• Goda relationer håller nätverket levande.

Det skulle vara intressant att kartlägga alla nätverk, så du som söker ditt nätverk kunde finna det och att vi kan använda dem ännu mer. För vi har inte tid att göra allt vi vill göra. Att samarbeta är en förträfflig väg för att skapa ett värdeskapande och hållbart resultat.