Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • CV-databas
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Domstolskoll
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Genomförda konferenser
      • Purchase to pay | 11 feb 2020
      • Praxisdagen Malmö
      • Praxisdagen Stockholm
      • Anbudsdagen
      • Hearing • Malmö • Förenklingar
      • Hearing • 18 juni • Förenklingar
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Agil upphandling blev lyft för TLV

Ett agilt arbetssätt gjorde TLV:s konsultupphandling till en framgång. ”Vi gjorde ett gediget förarbete och ”tvingade” verksamheten att engagera sig i kravställningen”, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

| 2020-04-01

Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket, TLV, beslutar vilka läkemedel, förbrukningsartiklar och tandvård som ska ingå i det så kallade högkostnadsskyddet.

I centrum för myndighetens arbete finns ett omfattande ärendehandläggningssystem. Både drift och utveckling sköts av en extern leverantör men allt har inte fungerat optimalt.

– Verksamheten var inte tillräckligt involverad och det blev lätt missförstånd i dialogen med utvecklarna som vi sällan träffade, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

Men efter en ny upphandling har kvaliteten på systemet kunnat höjas på kort tid. Nu sitter tre konsulter på heltid inne på myndigheten.

– Det har gett helt andra möjligheter att stämma av behovet med verksamheten, säger Inger Erlandsson, som varit mycket involverad i upphandlingen.

Vägen till det nya avtalet kantades av ett gediget förarbete som inleddes våren 2018.

– Vi valde att testa ett agilt arbetssätt i stället för en traditionell process i givna steg, och tog hjälp av en upphandlingskonsult.

Hösten 2018 genomfördes workshops om ärendehanteringssystemet med medarbetarna. Därefter skapades tre grupper som fick ansvar för olika delar.

– Vi pratade mycket om upphandlingen på personalmöten och skrev om den på intranätet för att få alla involverade. Det var en jätteintressant process som gav mycket lärande i hela organisationen, konstaterar Inger Erlandsson.

I slutet av 2018 bjöds ett antal tänkbara leverantörer in till möten för att TLV skulle få en bättre bild av vilka leverantörer som fanns och vilka lösningar de kunde erbjuda. Utgångspunkten var att TLV vill ha konsulter på plats på myndigheten.

– Vi berättade vad vi var ute efter och leverantörerna kunde presentera vad de kunde ställa upp med. Vi hade stor nytta av dialogmötena.

När kravspecifikationen var färdig var det dags att upphandla. Som första kvalificering fick anbudsgivarna göra en skriftlig uppgift.

Därefter genomfördes en ”code camp” som gick ut på att under en dag lösa olika uppgifter. De personer som deltog skulle vara exakt de konsulter som skulle sitta hos TLV ifall leverantören vann upphandlingen.

– Det var en väldigt bra dag. Vi fick kunde se hur konsulterna arbetade samtidigt som de kunde ställa frågor till oss. Vi har fått mycket positiv återkoppling.

Trots framgången drabbades TLV av ett bakslag och valde att avbryta upphandlingen.

– Vi upptäckte att vi ställt kompetenskrav som var oproportionerliga och som det var otydligt om konsulterna levde upp till. Vi var lite för ambitiösa så det tog lite längre tid. Men jag ser det inte som någon jättemiss.

Efter en ny upphandling – med ytterligare en ”code camp” – samt utvärdering tilldelades Precio Fishbone uppdraget.

I augusti 2019 var teamet på plats och det har fungerat mycket bra.

– Det är som en annan värld. Jag kan tänka: Hur klarade vi att jobba som vi gjorde förut?

Den stora skillnaden är att konsulterna finns på plats, formerna för att mötas och diskutera är inte begränsade som förut.

– När vi får delleveranser kan vi ge direkt återkoppling från verksamheten. Den dialogen var mycket svårare förut. En annan förklaring till att det fungerar så bra är att vi satt upp mycket bättre effektmål med tydligare mätvärden, säger Inger Erlandsson.

Läs mer: Upphandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

  • Strategisk upphandlare med inriktning entreprenad

Lediga jobb

  • Upphandlare till Västra Mälardalens kommunalförbund
  • Upphandlingscenter söker strategisk upphandlare med inriktning entreprenad
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Åsikter på sajten

  • Vår produkt klarar inte ett ska-kravGulligt, men i verkligheten är lou något som ytterst få bryr sig om. Inga känner till detta bättre än myndigheter...
  • Så ska förhandlingen gå tillVad tror ni är anledningarna till varför EU vill begränsa möjligheterna för upphandlande myndigheter att kunna förhandla sina upphandlingar?
  • Brittisk upphandling reformerasHåller helt med dig och Storbritannien är uppenbarligen på rätt väg. Sverige har ju överträffat EU i byråkrati gällande upphandlingslagstiftning....
  • Brittisk upphandling reformerasIntressant genomgång! Man inser vilken förlust det är för Sverige att tappa en partner med en mer "best buy-inriktad" inställning...
  • Allvarligt fel i yrkesutövningenLitet lustig analys av panelen här. 1) Kammarrätten klargör att det inte krävs lagakraftvunnen dom eller, synes det, ens att...
  • Tydliga men svåra villkorHelt menlöst, annat än ur ytligt symboliskt syfte, att ställa krav på att ILO's kärnkonventioner ska följas; såvida inte upphandlingen...
  • Tydliga men svåra villkorMed tanke på att upphandlare kan ha rätt egna tolkningar av vad det här innebär så skulle det kanske vara...
  • Tillbakavisar kritik mot kompetensenJag har arbetat på Upphandlingscenter sedan 2013 och känner inte igen det du beskriver. Att folk rör sig på arbetsmarknaden...
  • Vägleder om vuxenutbildningDet är förstås önskevärt både att resultatet (kvalitén) av upphandlad vuxenutbildning mäts och sätts i fokus, samt att incitamentsstyrning används...
  • Så ska förhandlingen gå tillHur ser ni på möjligheterna att endast förhandla med en leverantör? Låt oss säga att upphandlande myndighet (UM), utifrån upphandlingens...

Senaste inläggen

  • Överprövning av offentlig upphandling
  • Leverantörsrelation i förändring
  • Rödvit förebild för grön omställning
  • Vår produkt klarar inte ett ska-krav
  • ”Alla vill göra skillnad”
  • Ingen skada av utvärderingsmodell
  • Brittisk upphandling reformeras
  • Överger LOU för ny modell
  • Mod som verktyg i försäljningen
  • Allvarligt fel i yrkesutövningen
  • Tydliga men svåra villkor
  • Måste krav på anbudsspråk uppfyllas?
  • 5 steg för framgångsrik förhandling
  • Vägleder om vuxenutbildning
  • Så ska förhandlingen gå till
Bo Nordlin

Bo Nordlin, tidigare chefredaktör för Upphandling24, startade i september 2015 Inköpsrådet. Det är en ny sajt med fokus på inköp och upphandling och med större djup och mer analys.

Inköpsrådet är en sajt för kunskapsutbyte både mellan inköpare och upphandlare, men också mellan köpare och säljare.

Vill du hålla dig uppdaterad om vad som händer med Inköpsrådet, prenumerera då på vårt kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Vill du veta mer? Läs då om Inköpsrådets mål och vilka vi är.

Du kan också följa oss på Twitter, Facebook och Linkedin.

Vår integritets- och personuppgiftspolicy hittar du här.

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 9-10 februari
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 9 mars
  • Leda upphandlingar effektivt | 10 mars
  • Upphandla funktion i praktiken | 18 mars
  • Hantera överprövningar | våren 2021
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | våren 2021
  • Kvalificerad IT-upphandlare | våren 2021
  • Säkerhetsskyddad upphandling | våren 2021