Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • CV-databas
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Domstolskoll
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Genomförda konferenser
      • Purchase to pay | 11 feb 2020
      • Praxisdagen Malmö
      • Praxisdagen Stockholm
      • Anbudsdagen
      • Hearing • Malmö • Förenklingar
      • Hearing • 18 juni • Förenklingar
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

5 steg för framgångsrik förhandling

JuridikDEL 3. I den tredje och sista delen i artikelserien om förhandling ger Kristian Pedersen och Tahmina Sahibli fem praktiska råd och tips.

| 2020-12-27
Kristian Pedersen och Tahmina Sahibli.

Det finns mycket att fundera över såväl inför som under förhandlingar. Ansvaret för att förhandlingarna sker i enlighet med LOU vilar på den upphandlande myndigheten.

Eftersom det är myndigheten som bestämmer innehållet i och formerna för upphandlingen är det i praktiken också myndigheten som avgör om förhandlingarna blir konstruktiva och effektiva och om upphandlingen utmynnar i en lyckad affär.

Som anbudsgivare har man dock också möjlighet att påverka förhandlingarna och, inte minst, sina egna möjligheter till framgång.

I förhandlingar är det typiskt sett bättre att övertyga än att överlista motparten.

Nedan har vi sammanställt några konkreta punkter som man bör tänka på. Vissa av dessa gäller främst för den upphandlande myndigheten, medan andra är lika viktiga för leverantörerna.

1. Skapa rätt förutsättningar och förväntningar
I och med att de obligatoriska kraven (ska-kraven) inte är förhandlingsbara måste den upphandlande myndigheten redan inför upphandlingen bestämma vad som är så viktigt att det bör vara obligatoriska krav och vad myndigheten vill förhandla om.

Om alltför mycket görs till obligatoriska krav blir det i väldigt lite kvar utöver priset att förhandla om. Om däremot alltför lite görs till obligatoriska krav blir det svårt att nå ett resultat som tillgodoser myndighetens behov. Det blir också svårt att säkerställa jämförbarhet mellan anbuden.

Det är viktigt både med hänsyn till de grundläggande principerna och av kommersiella skäl att den upphandlande myndigheten skapar rätt förväntningar hos motparterna.  Både om hur förhandlingarna kommer att gå till och om vad som kan och ska förhandlas om.

Myndigheten bör uppmärksamma anbudsgivarna på att möjligheterna att göra ändringar i förutsättningarna för upphandlingen är mycket begränsade och att förhandlingar i offentlig upphandling blir mer ensidiga än förhandlingar mellan privata parter.

2. Kom väl förberedd till förhandlingarna
Att vara väl förberedd, gärna bättre förberedd än motparten, är oftast nyckeln till framgångsrika förhandlingar.

Inför förhandlingarna är det viktigt att analysera och förstå dels vad den egna verksamheten vill, dels vad motparten vill och prioriterar att få ut av förhandlingen samt att överväga olika alternativ och argument.

Normalt har den upphandlande myndigheten bättre kunskaper om upphandlingen och föremålet för upphandlingen, medan anbudsgivarna normalt har djupare kunskaper om branschen, konkurrensen och de aktuella varorna eller tjänsterna.

Tydlig information säkerställer att anbudsgivarna får möjlighet att förbereda sig med rätt personer till mötet.

3. Se till att ha rätt personer vid förhandlingsbordet
För att skapa bra förutsättningar för meningsfulla förhandlingar är det viktigt att säkerställa att rätt personer deltar i förhandlingarna. De som förhandlar måste ha behörighet att företräda sin uppdragsgivare, så att förhandlingarna inte behöver avbrytas varje gång viktiga beslut ska fattas.

Men det är också viktigt att de som deltar har rätt kompetens och erfarenhet, så att de förstår föremålet för upphandlingen och affären. Ofta krävs exempelvis att båda parter har med sig egna tekniska experter, för att förhandlingarna ska bli meningsfulla.

I många fall behöver parterna formera varsin förhandlingsgrupp, där olika kompetenser och erfarenheter är företrädda. Om motparten inte själv har den kunskap som behövs kan det också finnas anledning att kräva att motparten anlitar ett professionellt ombud, för att säkerställa effektiva och konstruktiva förhandlingar.

4. Använd sakliga argument och var ärlig
Att vara ”övertaktisk”, försöka överlista eller lura motparten är sällan en bra strategi för förhandlingar. Dessutom är det ett dåligt sätt att inleda en avtalsrelation. I stället är det bättre att vara transparent och sakligt förklara sin position utifrån logiskt och juridiskt korrekta argument.

I förhandlingar är det typiskt sett bättre att övertyga än att överlista motparten.

5. Ha ett strukturerat förhållningssätt till information
Den upphandlande myndigheten är naturligtvis skyldig att genom hela processen iaktta de grundläggande principerna. I praktiken handlar det, i ett förhandlat förfarande, mycket om hur myndigheten hanterar information i upphandlingen.

Transparensprincipen innebär ett krav på tydlig information, både på förhand och under förhandlingarna. För att skapa förutsägbarhet innebär likabehandlingsprincipen att alla anbudsgivare måste få samma information vid samma tidpunkt, inklusive information om ändringar i förfrågningsunderlaget, så att alla har lika lång ”betänketid”.

För att kunna uppfylla LOU:s krav bör den upphandlande myndigheten noga dokumentera alla steg av förhandlingarna, före, under och efter förhandlingarna.

Inbjudan till varje förhandlingsmöte bör innehålla åtminstone en agenda men gärna även en kortare promemoria om vad som ska förhandlas vid mötet. Sådan information säkerställer inte bara likabehandling och transparens, utan även att anbudsgivarna får möjlighet att förbereda sig och ta med rätt personer till mötet.

Alla möten bör också dokumenteras i protokoll, som bör undertecknas av parterna redan i samband med mötet.

Ett protokoll kan i efterhand vara värdefull bevisning om vad parterna har träffat avtal. Protokollet kan också få betydelse som bevis för hur förhandlingarna genomförts om någon annan anbudsgivare ansöker om överprövning.

Det ligger i båda parters intresse att förhandlingarna dokumenteras. Om den upphandlande myndigheten inte dokumenterar förhandlingarna, bör man som anbudsgivare därför säkerställa egen dokumentation.

Väl utformad dokumentation gör det också lättare för den upphandlande myndigheten att hålla isär förhandlingar som hålls parallellt med flera anbudsgivare. Det bidrar på så sätt till att motverka oavsiktliga brott mot anbudssekretessen, det vill säga att information som en anbudsgivare lämnat i förhandlingarna röjs för övriga anbudsgivare.

Kristian Pedersen
Tahmina Sahibli
Kristian Pedersen är advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen och Tahmina Sahibli är advokat och managing associate vid Advokatfirman Kahn Pedersen.

 

Detta är sista delen i en artikelserie om förhandling som omfattar tre olika delar:
1. När är det tillåtet att förhandla i offentliga upphandlingar
2. Så ska förhandlingen gå till
3. Tips och råd inför förhandlingen

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Lennart Borghagens ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: FörhandlingUpphandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

  • Strategisk upphandlare med inriktning entreprenad

Lediga jobb

  • Upphandlingscenter söker strategisk upphandlare med inriktning entreprenad
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Åsikter på sajten

  • Överprövning av offentlig upphandlingAnledning till överprövningar i Sverige ligger i linje med vad Ulf Sjölin har framfört. Efter över 20 års erfarenhet av...
  • Vår produkt klarar inte ett ska-kravEn lösning, om inte övriga metoder ger bra utdelning, kan kanske vara att leverera en annan produkt som uppfyller kraven....
  • Överprövning av offentlig upphandlingJag håller med alla ovanstående men jag tror att det finns ytterligare en väg att gå, minska ned den mängd...
  • Överprövning av offentlig upphandlingÄr det inte så enkelt att många regler = många överprövningar? Lagstiftningen har blivit allt för omfattande. Idag ska man...
  • Överprövning av offentlig upphandlingUr ett affärsmässigt perspektiv är normalt sett en garanterad minsta volym som ska levereras betydligt mer intressant att veta än...
  • Överprövning av offentlig upphandlingUppfylls 1, 2 och 5 så kommer i princip 3 och 4 med på köpet. I grunden tycker jag att...
  • Överprövning av offentlig upphandlingHåller med om att överprövningsdebatten är onödigt rörig och tror att en starkt bidragande faktor till det är just att...
  • Hur cirkulära är dina inköp?Bra och inspirerande artikel, detta behöver vi göra mer av! Kanske också att inköpare söker mer av delningstjänster också i...
  • Överprövning av offentlig upphandlingJag tror inte att det går att besvara frågan om det är för många överprövningar med utgångspunkt i antal överprövningar...
  • Vår produkt klarar inte ett ska-kravGulligt, men i verkligheten är lou något som ytterst få bryr sig om. Inga känner till detta bättre än myndigheter...

Senaste inläggen

  • ”Avtala inte bort rätten till sanktioner”
  • Vem, var, när? – och 7 smarta tips
  • Så löste Jönköping spritbristen
  • Överprövning av offentlig upphandling
  • Leverantörsrelation i förändring
  • Rödvit förebild för grön omställning
  • Vår produkt klarar inte ett ska-krav
  • ”Alla vill göra skillnad”
  • Ingen skada av utvärderingsmodell
  • Brittisk upphandling reformeras
  • Överger LOU för ny modell
  • Mod som verktyg i försäljningen
  • Allvarligt fel i yrkesutövningen
  • Tydliga men svåra villkor
  • Måste krav på anbudsspråk uppfyllas?
Bo Nordlin

Bo Nordlin, tidigare chefredaktör för Upphandling24, startade i september 2015 Inköpsrådet. Det är en ny sajt med fokus på inköp och upphandling och med större djup och mer analys.

Inköpsrådet är en sajt för kunskapsutbyte både mellan inköpare och upphandlare, men också mellan köpare och säljare.

Vill du hålla dig uppdaterad om vad som händer med Inköpsrådet, prenumerera då på vårt kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Vill du veta mer? Läs då om Inköpsrådets mål och vilka vi är.

Du kan också följa oss på Twitter, Facebook och Linkedin.

Vår integritets- och personuppgiftspolicy hittar du här.

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 9-10 februari
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 9 mars
  • Leda upphandlingar effektivt | 10 mars
  • Upphandla funktion i praktiken | 18 mars
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 23 mars 2021
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april 2021
  • Hantera överprövningar | våren 2021
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | våren 2021