Kristianstad satsar dynamiskt

Maria Mera

Maria Mera, Kristianstad kommun, har satt upp ett dynamiskt inköpssystem.

Kristianstad kommun hade problem med sitt ramavtal för socionomtjänster. Priserna i avtalet var för låga och det var svårt att få leverans. Nu byter kommunen modell och får rätt priser och större konkurrens.

Ramavtalet för socionomer fungerade inte optimalt. Det var upphandlat i tider när efterfrågan på socionomer var betydligt lägre och med avtalade fasta timpriser. Kommunen hade ramavtal med tre leverantörer, med rangordnad avropsordning. Det blev svårt att leverera socionomkonsulter till det offererade timpriset och besvärligt för båda parter att behålla dem till de uppdrag vi avropade.

Det vore möjligt att upphandla ett nytt ramavtal med förnyad konkurrensutsättning och utan fasta timpriser. Men kommunen bestämde sig för att istället satsa på ett dynamiskt inköpssystem, som inte är begränsat till en viss tidslängd och där leverantörer kan falla ifrån och tillkomma under tiden.

Hannes Olbers och Maria Mera från kommunens upphandlingsavdelning bildade en arbetsgrupp tillsammans med Anna-Lena Wägbo och Sofia Thörnberg, inköpssamordnare från Arbete och välfärd (kommunens socialförvaltning), för att ta fram det dynamiska inköpssystemet.

Konkurrensen ökar rejält  och priset anpassas automatiskt till rådande marknadsläge.

Systemet är igång och det första avropet väntas till sommaren. Så här långt är erfarenheterna goda:

– Det här ökar konkurrensen rejält, säger Maria Mera. I dag finns det 13 leverantörer i det dynamiska inköpssystemet för socionomtjänster. Fler har anmält sig, men alla har inte klarat kraven.

Nu kommer priset att bestämmas vid varje avrop och priset kommer att automatiskt anpassas till rådande marknadsläge.

–  Eftersom vi har så många leverantörer inne i systemet blir det som ett spot-pris på socionomer, säger Maria Mera. Det är bra både för oss för leverantörerna.

Till skillnad från i det tidigare ramavtalet kommer inte fokus bara att hamna på pris. Det finns utrymme vid varje avrop via det dynamiska inköpssystemet att ställa krav på speciella kompetenser och erfarenheter, som till exempel erfarenhet av ett visst område.

Enligt lagtexten måste all kommunikation i det dynamiska inköpssystemet hanteras elektroniskt. Kristianstad kommun använder Kommers.

– Det fanns ett färdigt systemstöd för dynamiska inköpssystem så det var enkelt att sätta upp, säger Maria Mera.

Det första avropet i det dynamiska inköpssystemet har inte gjorts än, men allt är färdigt för att sätta igång. Det inväntas bara ett behov från verksamheten av den här typen av tjänster.

Leverantörerna gillar systemet

Responsen från leverantörerna har varit uteslutande positiv, både från dem som hade det gamla ramavtalet och de som stod utanför. Kommunen arrangerade separata möten med fem leverantörer innan systemet infördes. Alla leverantörer tyckte att det nya systemet var bättre än det gamla ramavtalet.

Några större nackdelar med att använda ett dynamiskt inköpssystem ser inte Maria Mera, men det finns några mindre detaljer som kan vara negativa:

– Det är nytt och därför kan det vara lite större osäkerhet, vad betyder till exempel det här med att all kommunikation måste vara digital? Får vi inte ringa leverantörerna?

Ett visst arbete är det också att kontrollera att leverantörer som vill ansluta sig uppfyller kvalificeringskraven. I ett dynamiskt inköpssystem är det inte tillåtet att begränsa antalet leverantörer. Alla som vill och uppfyller kraven får vara med.

– Men det tar inte mer än en timme att kontrollera om en leverantör uppfyller kraven, om det inte krävs kompletteringar. Så många leverantörer av socionomtjänster kan det ju inte finnas, säger Maria Mera.

I arbetet med att ta fram det dynamiska inköpssystemet har Maria Mera läst den rapport som Kammarkollegiet har tagit fram.

– Den var till stor hjälp och jag kan varmt rekommendera den, även om vi kom fram till andra slutsatser än Kammarkollegiet. Vi menar att dynamiska inköpssystem passar bra även för lite mer krävande tjänster.

Intresset internt i kommunen är stort för det dynamiska inköpssystemet, säger Maria Mera. Vi har redan fått förfrågningar om vi inte kunde avropa sjuksköterskor på samma sätt.

Så fungerar dynamiska inköpssystem


Ett dynamiskt inköpssystem fungerar ungefär som ett ramavtal. Ett visst antal leverantörer finns i det dynamiska inköpssystemet och kunder kan köpa varorna eller tjänster genom ett avrop. Till skillnad från ett ramavtal kan ett dynamiskt inköpssystem vara obegränsat långt. Det måste ha ett slutdatum, men det kan vara betydligt längre bort från starten är de fyra eller åtta år som gäller för ramavtal inom LOU respektive LUF.

Till skillnad från ramavtal kan nya leverantörer ingå i systemet även efter att systemet har startat, så länge de uppfyller de uppställda grundkraven. För ett ramavtal måste en ny leverantör vänta tills ramavtalet löper ut och ett nytt ramavtal handlas upp.

Två andra skillnader är att all hantering i ett dynamiskt inköpssystem måste ske elektroniskt och det går inte att begränsa systemet för ett visst antal leverantörer. Alla som uppfyller grundkraven får vara med i det dynamiska inköpssystemet. Det får inte heller vara någon kostnad för leverantören att vara med.

Dynamiska system får användas för varor, tjänster och även entreprenader. Det är dock begränsat till något som används frekvent och som är allmänt tillgängligt på marknaden. Det vore nog inte lämpligt att använda ett dynamiskt inköpssystem för något som kräver innovationer. I lagen finns det inget som hindrar att komplicerade varor eller tjänster hanteras via ett dynamiskt inköpssystem.

Möjligheten att införa dynamiska inköpssystem infördes i EU-direktiven från 2004. Det har dock varit frivilligt för medlemsländerna och det är först från och med 1 januari 2017 som möjligheten även finns i svensk lagstiftning. Andra EU-länder som Belgien, Finland, Storbritannien och Österrike har använt dynamiska inköpssystem i mer än tio år.

 

 

Bo Nordlin
Grundare och chefredaktör för Inköpsrådet. Bo Nordlin har även grundat Upphandling24 och varit dess chefredaktör fram till september 2015.
Bo Nordlin

Om Bo Nordlin

Grundare och chefredaktör för Inköpsrådet. Bo Nordlin har även grundat Upphandling24 och varit dess chefredaktör fram till september 2015.

En reaktion på ”Kristianstad satsar dynamiskt

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *