Annons i samarbete med e-Avrop

Pernilla Nyringegård och Susanne Berg, PRV, ser e-Avrop som ett stöd för myndighetens hela anskaffningsprocess.

”Systemet utvecklas efter våra behov”

När PRV utvecklade en ny inköpsprocess behövde myndigheten samtidigt ett upphandlingsverktyg som ger stöd i hela den sammanhållna processen. På köpet fick myndigheten ett system som utvecklas och anpassas efter nya och framtida behov i en kreativ och konstruktiv dialog med leverantören.

PRV hade tidigare en decentraliserad inköpsorganisation där ansvaret för upphandling låg på den enskilde chefen, som förväntades ha kompetens att själv genomföra och driva affären. Men då de flesta chefer sällan upphandlade fanns både en risk och en rädsla att något skulle bli fel.

För att styra upp inköpen behövde myndigheten arbeta mer processorienterat med upphandling. PRV:s ledningsgrupp fattade därför 2014 beslut om att implementera en för myndigheten gemensam process för inköp, upphandling och avtalsförvaltning.

– Ledningsgruppen såg värdet av att ha en samlad process som var gemensam för alla verksamhetsområden och inköpskategorier. I uppdraget ingick även att säkerställa att chefer och beställare fick tillgång till ett väl fungerande centraliserat upphandlingsstöd, säger Susanne Berg som är upphandlingschef på PRV.

Efter en genomlysning kunde vi konstatera att e-Avrop bäst motsvarade vårt behov och arbetssätt.

Ett år senare var inköpsprocessen färdig att implementeras och det fanns en klar bild av vilket slags upphandlings- och arbetsverktyg som PRV behövde. En viktig aspekt för PRV var att upphandlare och beställare ska kunna jobba tillsammans direkt i systemet med utgångspunkt från en gemensam arbetsyta.

– Efter en genomlysning av upphandlingssystemen på marknaden kunde vi konstatera att e-Avrop bäst motsvarade vårt behov och arbetssätt. Det gav oss möjlighet att jobba med hela processen i ett och samma system, från det att behov uppstår av att genomföra en ny affär till dess att vi har ett avtal på plats och kan jobba med avtalsadministration. PRV har en inköpsvolym på ungefär 150 miljoner kronor per år och det var också väsentligt att verktyget var anpassat efter hur många och vilken typ av upphandlingar vi genomför, säger Susanne Berg.

Samarbetet med e-Avrop har fortsatt att utvecklas även efter att avtalet tecknades och PRV började använda systemet. Susanne Berg insåg att PRV även hade behov av en planeringsmodul och hon inledde därför en dialog med e-Avrop som nu utvecklat ett stöd i verktyget för att tidsplanera och fördela ärenden mellan olika upphandlare.

– Vi har haft ett jättebra och kreativt samarbete med e-Avrop där de har varit väldigt inlyssnande och lyhörda för våra behov.

Samverkar på fler områden
Samverkan mellan PRV och leverantören sker nu fortsatt även på fler områden. PRV ser gärna att det utvecklas en funktion för digital signering så att myndigheten direkt i systemet kan underteckna såväl interna upphandlingsbeslut och affärsstrategier som tilldelningsbeslut och avtal. Denna funktion är för närvarande under utveckling av e-Avrop.

Pernilla Nyringegård är en av upphandlarna på PRV som använder upphandlingsverktyget dagligen:
– Systemet är smidigt och innehåller de funktioner som vi behöver. Ibland använder vi relativa utvärderingsmodeller som systemet inte stöder, men det löser vi genom att göra utvärderingen utanför systemet.

PRV arbetar idag affärsorienterat, kategoristyrt och rättssäkert med upphandling och inköpsprocessen är väl förankrad i organisationen.

PRV har numera en central upphandlingsenhet där upphandlarna arbetar tillsammans och där upphandlingsfrågor har en direkt representation i PRV:s ledningsgrupp. Inköpsorganisationen är samtidigt fortsatt decentraliserad och inköparna är verksamma ute på sakavdelningarna där avtalen används. Skillnaden är att inköpen nu sker samordnat och upphandling genomförs av ett centraliserat upphandlingsstöd på upphandlingsenheten.

Cheferna är avlastade
PRV arbetar idag affärsorienterat, kategoristyrt och rättssäkert med upphandling och inköpsprocessen är väl förankrad i organisationen. Cheferna på myndigheterna har avlastats från upphandlingsarbetet och kan koncentrera sig på verksamheten.

– Jag tror att man uppfattar upphandlingsstödet som något väldigt positivt i verksamheten. Det finns någon att vända sig till för att få den hjälp man behöver. Ledningen är mycket nöjd med resultatet av förändringen och kan också konstatera att den målsättning och intention som låg till grund för beslutet 2014 har realiserats. Upphandlingsfrågor ses som strategiskt viktiga och upphandling bidrar till att affärsmöjligheterna tas tillvara på ett bättre sätt samtidigt som kvalitetssäkring och riskminimering uppnåtts, avslutar Susanne Berg.

Bo Nordlin

Grundare och chefredaktör för Inköpsrådet. Bo Nordlin har även grundat Upphandling24 och varit dess chefredaktör fram till september 2015.


e-Avrop AB är ett svenskt företag som tillhandahåller kunskap och systemstöd för hela den digitala inköpsprocessen. e-Avrops upphandlingssystem är utvecklat av upphandlare för upphandlare och tillsammans med våra kunder bidrar vi till enklare och bättre upphandling för att möjliggöra den goda affären.

Annons i samarbete med e-Avrop

Bo Nordlin

Om Bo Nordlin

Grundare och chefredaktör för Inköpsrådet. Bo Nordlin har även grundat Upphandling24 och varit dess chefredaktör fram till september 2015.