Annons i samarbete med e-Avrop

Arnold Eriksson och Jennifer Molin är ansvariga för införandet av e-handelssystemet i Örnsköldsviks kommun. Foto Elin Åhman.

Inför e-handel utan utbildning

500 personer ska använda Örnsköldsviks kommuns nya beställningssystem, ingen kommer att utbildas i systemet. Arnold Eriksson och Jennifer Molin delar med sig av sina erfarenheter av att införa det nya systemet.

Örnsköldsviks kommun är i full färd med att rulla ut sitt nya digitala beställningssystem. Sedan i augusti 2018 använder tio beställare systemet i ett pilotprojekt. Efter årsskiftet har 90 ytterligare beställare börjat använda systemet och senare i år ska i runda tal totalt 500 beställare i kommunen lägga beställningar elektroniskt.

Ingen av användarna har fått någon utbildning i systemet utan de har bara fått ett mejl med kort information och inloggningsuppgifter.

– Vi har inte ens träffat eller behövt prata med dem som använder systemet, säger Jennifer Molin som är e-handels­sam­ordnare i Örnsköldsviks kommun. Men det har inte varit några problem för beställarna, annat än att det har blivit viktigt att få in nödvändiga leveransadresser och referensnummer. Systemet är lätt att använda och fungerar som vilken webbshop som helst på nätet.

I kommunen kallas systemet för KöpIn.

– Vi har kunnat använda egna bilder och texter i systemet, säger Jennifer Molin. Det gör att KöpIn verkligen uppfattas som vårt eget system. Det tror jag är en stor fördel.

Under pilotfasen kunde beställningar göras från tre avtal. Då upptäcktes att referenskod inte alltid hamnade på fakturorna vid de elektroniska beställningarna.

– Det redde vi snabbt upp och vi har hela tiden fått ett bra stöd av Logitall och e-Avrop, som har levererat systemet.  Men det var bra att vi hade en pilot med bara ett fåtal beställare, säger Arnold Eriksson, upphandlare i kommunen och ansvarig för införandet av beställningssystemet.

Nu finns elva avtal i systemet och Arnold Eriksson räknar med att det ska finnas ett 20-tal till sommaren.

Samtidigt med att systemet införs ska antalet beställare i kommunen minskas. Idag är 1 000 anställda, var femte anställd, berättigade att göra inköp. När systemet är helt infört kommer det att vara en av tio som har rätt att köpa via KöpIn. De inköpsberättigade kommer att få en allmän utbildning om lagar och regler kring upphandling, men ingen utbildning i KöpIn. Det har inte visat sig nödvändigt.

Ett beställningssystem ger stora fördelar för kommunen och i Örnsköldsvik har man redan sett besparingar. I ett tidigare avtal var ett visst diskmedel avtalsprodukt. I det nya avtalet var ett annat diskmedel avtalsprodukt, men kökspersonalen fortsatte att beställa det gamla vanliga diskmedlet som var betydligt dyrare.

– Det är svårt i en stor organisation att sprida information om nya avtal, säger Arnold Eriksson. Nu kan vi välja att antingen bara ha med avtalsprodukter eller om vi vill ha med fler produkter kan vi tydligt märka ut vilka som är rekommenderade avtalsprodukter.

Tanken är att systemet ska användas till mer än bara inköp. I KöpIn ska man också senare kunna göra internbeställningar som till exempel fikabröd, boka bilar eller beställa dator från it-avdelningen till en nyanställd.

 

Arnold Erikssons och Jennifer Molins råd

  • Annonsera en RFI (Request For Information) och bjud in de leverantör som svarar för visning
  • Ha en bred referensgrupp med representanter från ekonomi, it, fakturering och upphandling
  • Välj ett användarvänligt system som inte kräver utbildning för användarna
  • Lägg in de större leverantörerna med många beställningar och beställare
  • Börja med en liten pilotgrupp med både frekventa och mindre frekventa beställare, från olika verksamheter
  • Passa på att se över beställarorganisationen (färre beställare = duktigare beställare = bättre beställningar)

e-Avrop AB är ett svenskt företag som tillhandahåller kunskap och systemstöd för hela den digitala inköpsprocessen. e-Avrops upphandlingssystem är utvecklat av upphandlare för upphandlare och tillsammans med våra kunder bidrar vi till enklare och bättre upphandling för att möjliggöra den goda affären.

Annons i samarbete med e-Avrop

Bo Nordlin

Om Bo Nordlin

Grundare och chefredaktör för Inköpsrådet. Bo Nordlin har även grundat Upphandling24 och varit dess chefredaktör fram till september 2015.