Del 13: Utvärdera med kvotmodellen

ARTIKELSERIE I den sista delen i artikelserien Hantverket upphandling analyserar Mats Lindbäck en kvotmodellen där kvalitetspoäng divideras med pris.

IKEA


Inköpsrådet publicerar en serie med utdrag ur boken Metodhandboken av Mats Lindbäck. Det här är en del i den serien, för övriga avsnitt se längst ned i texten.

Värde för pengarna är en av flera modeller inom familjen kvot. Modellens resultat är kvoten mellan värdet för de icke-ekonomiska kriterierna och anbudspriset (ekonomiska kriterierna). Högsta resultat är bäst. Figuren nedan visar formeln för att beräkna resultatet för modellen.

Populärt uttryckt blir kvoten ett mått på vad man får för pengarna, ”värde för pengarna” eller ”value for money”. Anbudspriset får inte vara lika med noll kronor, varför detta måste regleras i underlaget på lämpligt sätt.

Anbudspriset räknas i kronor och värdet räknas vanligen i poäng (eller motsvarande). Värdet för de icke-ekonomiska kriterierna kan beräknas på en rad olika sätt, exempelvis med en poängsummamodell.


För att se formler och för att prova dig fram i ett Excelark med denna utvärderingsmodell se här.


Följande steg beskriver utvärderingsmodellens värderingsgrund, viktning och sammanräkningsmetod. Beskrivningen utgår från ett exempel med en stol med utvärderingskriterierna komfort, inställningar och pris. Figuren nedan illustrerar hur ett resultat beräknas för exemplet baserat på värderingsgrund, viktning och sammanräkningsmetod.

Kriteriernas nivåer preciseras inledningsvis avseende kriterierna komfort och inställningar. Sex naturliga nivåer är identifierade för att mäta inställningar och tre naturliga nivåer för att mäta komfort. Därmed är första delen av värderingsgrunden skapad.

Värden (0, 50, 100) anges för komfort och (0, 20, 40, 60, 80, 100) för inställningar. Därmed är värderingsgrunden definierad.

Sedan viktsätts de icke-ekonomiska kriterierna mot varandra. I exemplet används poängskalan 100 poäng för både komfort och inställningar, det vill säga kriterierna komfort och inställningar har lika vikt.

Värdet beräknas genom att summera poängen för de icke-ekonomiska kriterierna.

Sammanräkningsmetoden innebär att värdet (poängen) för de icke-ekonomiska kriterierna divideras med anbudspriset (ekonomiska kriterierna).

I figuren ovan illustreras resultatets beräkning (röda siffror) för en stol med anbudspriset 500, med mellankomfort och inställningar på nivå 2. Värdet är 90 poäng (av 200) för kriterierna och resultatet är 0,18 (avrundat) för stolen. För exemplet kan det bästa och sämsta resultatet inte förutses då priserna är okända.

Modellen innehåller delarna värderingsgrund och sammanräkning. Modellen bör kompletteras med särskiljning för att särskilja anbuden vid lika resultat. Viktsättningen är dock dold i modellen och avgränsas till en viktsättning mellan de icke-ekonomiska kriterierna.

För att mätningen ska bli relevant bör rätt värde ställas mot anbudspriset. Om anbudspriset omfattar hela produkten bör värdet också mätas för hela produkten. Om anbudspriset avser ett tillägg till produkten – till exempel armstöd för en stol – bör mervärdet för armstödet ställas mot priset för armstödet.

Modellens egenskaper

Enkelhet
Många upphandlare upplever modellen som mycket enkel då den inte innehåller några krångliga formler eller värdesättning av priset. Modellen medger ingen viktsättning mellan anbudspriset (ekonomiska kriterierna) och de icke-ekonomiska kriterierna, vilket bidrar till modellens enkelhet men samtidigt är begränsande. Modellen är enkel att beskriva i underlaget. Dess svårighetsgrad styrs av vilken poängsummamodell som används för att fastställa värdet för de icke-ekonomiska kriterierna. Modellen är enkel att använda vid ett eller ett fåtal kriterier. Exempelvis används en variant av utvärderingsmodellen, konsultindex (se varianter nedan), vid konsultupphandlingar där vanligen endast huvudkriterierna kompetens och timpris ingår.

Kostnad
Kostnaden för att använda modellen är låg då beräkningar och förberedelser är enkla.

Viktbarhet
Viktning är inte meningsfullt att använda mellan anbudspris och de icke-ekonomiska kriterierna. Detta är en av modellens svagheter. Om vikter anges för värdet av de icke-ekonomiska kriterierna eller anbudspriset, ändras endast resultatets storlek utan att detta ändrar rangordningen mellan leverantörerna. Dock kan viktsättning användas för att vikta icke-ekonomiska kriterier mot varandra, eller ekonomiska kriterier mot varandra då totalkostnaden beräknas.

Med varianten värde för pengarna med vikt (se nedan) kan viktsättning användas mellan värdet (de icke-ekonomiska kriterierna) och anbudspris (de ekonomiska kriterierna).

Linjäritet
Resultatet är linjärt mot värdet. Resultatet är olinjärt mot anbudspriset. Se fördjupad analys av modellen.

Sammanfattning
Utvärderingsmodellen är enkel och billig att använda. Särskilt med få kriterier är den enkel att förstå och enkel att använda, vilket är modellens styrka. Den rekommenderas för enklare upphandlingar där ett eller ett fåtal kriterier förekommer. En nackdel med modellen är att det inte är meningsfullt att viktsätta anbudspriset (ekonomiska kriterierna) mot de icke-ekonomiska kriterierna, vilket å andra sidan bidrar till modellens enkelhet. 

En förutsättning för angivna egenskaper är att kriteriernas värderingsgrunder är absoluta. Om något kriteriums värderingsgrund är relativ är hela modellen relativ.

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel

1.1 Pris
Stolen bör ha ett lågt inköpspris.

1.2 Inställningar
Stolen bör gå att ställa in på följande sätt (0–100 poäng):

  • Lutning framåt/bakåt stolsits (20 poäng)
  • Höjd stolsits över golvet (20 poäng)
  • Armstöd höjd (20 poäng)
  • Lutning ryggstöd (20 poäng)
  • Höjd ryggstöd från sits (20 poäng)

1.3 Komfort (0/50/100 poäng)
Stolen bör ha hög komfort, som värdesätts med en av nivåerna nedan:

  • Hög komfort (100 poäng)
  • Låg komfort (50 poäng)
  • Ingen komfort (0 poäng)

2. Viktning
Följande viktning används för kriterierna:

  • Inställningsvikt: 50 %
  • Komfortvikt: 50 %

3. Utvärderingsmodell
Tilldelning av poäng framgår ovan per kriterium. Utvärderingens resultat beräknas genom att dividera värdet för kriterierna komfort och inställningar med priset. Värdet för kriterierna komfort och inställningar beräknas genom att summera viktade poäng. Högsta resultat är bäst. Formel för beräkning av resultat:

Resultat = (Komfortpoäng * Komfortvikt + Inställningspoäng * Inställningsvikt) / Pris

Vid lika resultat mellan anbuden används följande särskiljningsmetod: Anbudens resultat jämförs mot varandra steg för steg för att särskilja anbuden. Denna jämförelse genomförs så långt det är nödvändigt.

  1. I ett första steg jämförs anbudens pris. Lägsta pris är bäst.
  2. Om detta inte avgör jämförs anbudens poäng för utvärderingskriteriet med högsta vikt. Högsta poäng är bäst.
  3. Om detta inte avgör jämförs anbudens poäng för utvärderingskriteriet med näst högsta vikt. Högsta poäng är bäst.

Om kriterier har lika vikt ska kriterierna väljas i den ordning de förtecknas i vikttabellen.

Exempel
Vid utvärderingen bedömdes både stol från leverantör A och B ha 100 inställningspoäng.

Vid utvärderingen bedömdes stol från leverantör A ha 50 komfortpoäng och stol från leverantör B 100 komfortpoäng.

Stol från leverantör A: Pris = 1 000 kr
Stol från leverantör B: Pris = 1 500 kr                                 

Stol från leverantör A: Resultat = (100 * 25 % + 50 * 25 %) / 1 000 = (25 + 12,5) / 1000 = 37,5 / 1 000 = 0,0375
Stol från leverantör B: Resultat = (100 * 25 % + 100 * 25 %) / 1 500 = (25 + 25) / 1 500 = 50 / 1 500 = 0,0333

Stol från leverantör A vinner.

Avancerat: Fördjupad analys av modellen
Utvärderingsmodellens simulerbarhet, viktbarhet och linjäritet analyseras för ett exempel med två kriterier. Exemplet är konsultupphandling med utvärderingskriterierna timpris (pris) och kompetens. Kriteriet kompetens kan i sin tur bestå av underkriterier som till exempel kunskap, utbildning och erfarenhet. Vid analysen bortser vi från underkriterier och antar följande värderingsgrund för kriteriet kompetens:

Värde kompetens Nivå kompetens
   100 poäng Exceptionell kompetens
    80 poäng Mycket hög
    60 poäng Hög
    40 poäng Mellan
    20 poäng Låg
      0 poäng Ingen

 

I figuren nedan presenteras resultat för olika positioner (konsulter) med modellen värde för pengarna baserat på pris och kompetenspoäng. Beräkningarna framgår av figurens tabell. Resultatet 0,06 är lika längs den gröna likaresultatlinjen, till exempel för positionerna 1, 2 och 3. Konsult som befinner sig i position 2 kan exempelvis förbättra sitt resultat till 0,08 genom att förflytta sig till de röda positionerna 4, 5 eller 6.

Av figuren nedan framgår tre likaresultatlinjer. Grön likaresultatlinje har resultatet 0,06, röd har 0,08 och blå har 0,1. Resultatet blir bättre ju längre till höger likaresultatlinjerna ligger, som framgår av de svarta pilarna. Av figuren framgår tydligt vilka möjligheter en leverantör har att förbättra eller försämra resultatet. Exempelvis kan konsult i position 1 förflytta sig från likaresultatlinjen 0,06 till positionerna 4 eller 7 genom högre värde på kompetensen. Observera att många kombinationer av kompetens och pris kan ge samma resultat.

En intressant fråga är hur likaresultatlinjerna påverkas av en viktsättning mellan kriterierna kompetens och pris. I figuren nedan jämförs tre olika viktsättningar för tre olika konsulter. Följande tre viktsättningar och formler för resultatberäkning används:

Resultat = (1 * Kompetenspoäng) / (1 * Pris)
Resultat = (2 * Kompetenspoäng) / (1 * Pris)
Resultat = (1 * Kompetenspoäng) / (2 * Pris)

Av figuren framgår hur viktningen påverkar lutningen för likaresultatlinjerna. Av beräkningarna som redovisas i figurens tabell framgår dock att rangordningen mellan konsult 1, 2 och 3 inte påverkas. Den enda skillnaden är att värdet för resultatet ändras. Viktsatser kan alltså anges i täljaren eller nämnaren då resultatet beräknas, men det betyder endast att resultatets värden ändras utan att detta förändrar rangordningen mellan leverantörerna, varför sådan viktsättning är meningslös.

En intressant fråga är huruvida leverantörernas rangordning ändras om inboxning utförs  av kompetensen (täljaren i kalkylen), såtillvida att kompetensen delas upp i en basnivå och ett mervärde. Skillnaden mellan att ta med basnivån i värderingsgrunden och inte illustreras med figur A och figur B nedan. I det första fallet (figur A) sker värdesättning av hela kompetensen (basnivå och mervärde) på en skala 0–200, där värdet 100 är basnivån som alla konsulter måste uppfylla. Denna basnivå kan motsvara värdet av att de obligatoriska kraven uppfylls. I det andra fallet (figur B) sker värdesättning av värdet av kompetensen på skalan 0–100. Av figurerna framgår att likaresultatlinjerna har brantare lutning i figur B.

Figur A

Av tabellen nedan framgår resultatberäkningen. I fallet med basnivå och mervärde vinner konsult C1. Likaresultatlinjer till höger och nedåt är bättre.

Konsult Pris Kompetens (poäng) Resultat
    B 600 100   0,167
   C1 700 180   0,257
   C2 1 000 200   0,2
   C3 800 200   0,25

Figur B

Av tabellen nedan framgår resultatberäkningen. I fallet utan basnivå vinner konsult C3. Likaresultatlinjer till höger och nedåt är bättre.

Konsult Pris Kompetens (poäng) Resultat
 B 600 0 0
 C1 700 80 0,114
 C2 1000 100 0,1
 C3 800 100 0,125

Viktning kan alltså användas genom att poängskalan för kompetens ”späds ut”. Utan vikt utvärderas värdet mellan 0 och 100 poäng, med utspädningen 100 utvärderas mervärdet mellan 100 och 200 poäng, med utspädningen 200 utvärderas mervärdet mellan 200 och 300 poäng och så vidare. Ju högre basnivå (utspädning), desto större betydelse får priset. Mervärdets betydelse minskar ju högre värderingen är av baskompetensen. Basnivån (baskompetensen) kan motsvara värdet för de obligatoriska kraven, eller också kan det bara vara en konstant som används för att förändra viktsättningen mellan pris och kompetens. Tabellen och figuren nedan illustrerar konsulterna B, C1, C2 och C3 med värden som plottats för olika baskompetens (utspädning). Vinnare är markerade med pilar i grafen, som pekar på bästa likaresultatlinje för respektive baskompetens. Det är alltså olika vinnare för olika utspädning. Resultat för modellen ”värde för pengarna med vikt” beräknas enligt formeln (modellen är en variant av ”värde för pengarna”):

Resultat = (baskompetens + mervärdeskompetens) / timpris

En relevant fråga för en utvärderingsmodell är om resultatet är linjärt mot kriterierna. För att undersöka detta analyseras ett exempel med fyra kriterier. Kriterierna avser upphandling av konsulter, där kriterierna erfarenhet (k1) och kunskap (k2) utgör konsulternas kompetens. I exemplet tilldelas 0–100 poäng för respektive kompetenskriterium. Kriteriet pris (ek1) avser timpriset i kronor för en konsult och kriteriet restid (ek2) avser konsultens restids-ersättning i kronor.

Formeln för att beräkna resultatet kan skrivas enligt följande för utvärderingsmodellen:

Resultat = (k1 + k2) / (ek1 + ek2) 

I exemplet i figuren nedan utvärderas en konsult som antas ha 100 poäng för kriteriet k2, med timpriset 600 och övertidspåslaget 100. Endast konsultens poäng för erfarenhet (k1) varieras. Formeln för att beräkna resultatet kan skrivas enligt följande för utvärderingsmodellen:

Resultat = (k1 + 100) / (600 + 100)
Resultat = (k1 + 100) / 700

Resultatet (y) presenteras i figuren som en funktion av kriteriet erfarenhet (k1), allt annat lika. I exemplet ändras resultatet med 0,0286 poäng när poängen för erfarenheten ändras med 20 poäng. Av figuren framgår att sambandet är linjärt. Man kan därför säga att modellen är linjär då ett icke-ekonomiskt kriterium varieras, allt annat lika.

I exemplet i figuren nedan utvärderas en konsult som antas ha 100 poäng för kriteriet k1 och k2, med restidsersättning 100. Endast konsultens timpris (ek1) varieras. Formeln för att beräkna resultatet kan skrivas enligt följande för utvärderingsmodellen:

Resultat = (100 + 100) / (ek1 + 100)
Resultat = 200 / (ek1 + 100)

Resultatet (y) presenteras i figuren som en funktion av kriteriet timpris (ek1), allt annat lika. I exemplet ändras resultatet olika mycket när priset ändras lika mycket (200 kronor). Av figuren framgår att sambandet är olinjärt. Man kan därför säga att modellen är olinjär då ett ekonomiskt kriterium varieras, allt annat lika.


Detta är en del i en serie med utdrag ur Metodhandboken
1. Att sätta en upphandlingsstrategi
2. Förankra upphandlingen
3. Exitstrategi och riskanalys
4. Krav i upphandlingar
5. Strukturera kraven
6. Att ställa funktionskrav
7. Utvärdera kostnaden
8. Selektera för effektivare process
9. Rationell utvärdering spar tid
10. Skapa tolerans i underlaget
11. Utvärdering: Viktade poäng för pris & kvalitet
12. Utvärdering: Monetära modeller
13. Utvärdering: Kvotmodellen

Metodhandboken är på 550 sidor och ger upphandlare inspiration, råd och idéer vid upphandling. Boken är ett uppslagsverk med fokus på hantverket, med förslag på metoder för hur upphandlaren löser sin uppgift i olika situationer vid offentlig upphandling. Boken kan beställas från SKL Kommentus. Se Metodhandboken.se för mer om hantverket upphandling.


P2P före årsskiftet

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

6 reaktioner på ”Del 13: Utvärdera med kvotmodellen

  1. Om du går på ICA och köper en ost står ett kilopris angivet på osten. Kilopriset beräknas på samma sätt som kvotmodellen beräknar resultat. Det som kvotmodellen benämner som ”Resultat” är kostnad /kvalitet. I affären är det kostnad/kilo, kilopris.

    Om du har två ostar där den ena väger 1 kg och kostar 200 kr och den andra osten väger 500 g och 100 kr. så har ostarna samma kilopris. Vilken ost är då bäst. Ja det beror på hur mycket ost du behöver.

    Som mitt exempel visar är ”kvotmodellen” inte ett mått på vad man får för pengarna som det står i artikeln. Den är ett mått på kvalité /kostnad vilket är något helt annat.

    Pris och kvalitet är en funktion där låg kvalitet och lågt pris kan vara lika bra som hög kvalitet och högt pris. Metoden gör ingen skillnad mellan dessa och ger ingen vägledning i den centrala frågan – hur mycket kvalité behöver vi? Eller med andra ord -den stora osten är inte bättre än den lilla, den kostar bara mer.

    1. I Metodhandboken erbjuder jag läsarna beskrivningar av ca 35 utvärderingsmodeller. Artiklarna på Inköpsrådet är ett utdrag för tre av dessa modeller. Det är upp till läsaren av boken att välja sina favoriter. Urvalet av dessa tre gjorde Inköpsrådet.

      Modellen som jag i Metodhandboken kallar för ”Värde för pengarna” och som beskrivs i artikeln går helt enkelt ut på att beräkna kvoten av värdet (kvalitet) med priset, vilket inte har något att göra med kvantitet (vikt, antal, etc).

      Det finns ett flertal modeller som använder kvot som sammanräkningsmetod, dessa modeller kallas sammantaget för Kvotmodeller i Metodhandboken. Bland kvotmodellerna beskriver jag bland annat de modeller som jag valt att kalla ”Värde för pengarna”, ”Konsultindex” och ”Pris prestanda”.

      Jag tycker att man genom att dividera värde (kvalitet) med pris får ett mått på vad man får för pengarna, ”value for money” eller ”värdet för pengarna”.

      I de exempel (konsult och stol) som jag använder i artikeln är ”värdet” ett mått på ”konsulternas kompetens” respektive ”stolens funktioner”. Kvantiteten är i dessa fallen 1 konsult och 1 stol. Vad ”värdet” skulle vara i fallet med ostar är ju intressant, kanske hur goda de är?

    1. Det har du rätt i Anders. Kvantitet kan vara kvalitet, men i artikelns exempel med konsult och stol är det ju inte något jag räknar på. Att man använder begreppet kvalitetskriterier i samband med LOU är ju faktiskt missledande. Men det vanliga är väl att upphandlare reglerar hur mycket man ska köpa av något, för att sedan i fallet ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet” balansera värdet (kvalitet) mot priset på något sätt, t.ex. med en beräkning av kvot.

  2. Värde för pengarna? Hur stort värde och hur mycket kvalitet kan man undra. Det är precis samma sak som att utvärdera ost på kilopris. Kilopris säger inget om osten om du inte också vet vilken ost det är och vad den väger. Den säger bara något om kvoten mellan pris och vikt. Samma sak gäller för denna modell. Den säger inget om vare sig pris eller kvalitet, bara om priset och kvaliténs kvot.

    Det finns ett oändligt antal kombinationer av Poäng/Anbudspris som ger samma resultat. Exempelvis ger divisionerna 1/100, och 2/200 båda samma resultat, 0,01. Vilket anbud är bäst? Vad är preferenserna för att utse vinnare? Värdet beskriver relationen poäng/pris men säger inget om hur bra anbud 1 eller 2 är.

    Som exemplet ovan visar, tillåter en ökning med 1 poängen, från 1 till 2, att priset kan öka med 100%. Om du ökar poängen ytterligare med 1, från 2 till 3 tillåter det bara en ökning av priset med 50%. Ytterligare en ökning med 1, från 3 till 4 tillåter priset att öka med 33% och så vidare. Värdet av stigande kvalitet är därmed successivt avtagande. Modellen räknar ut något med hjälp av en formel, det ifrågasätter jag inte. Men hur är det vi räknat ut representerat i anbudet?

    Att det finns flera modeller som räknar med kvot innebär inte att det är en bra metod. Att priset 0 inte kan användas är en ledtråd till att något är fel tänkt. En modell som ska avspegla en verklighet måste kunna räkna med alla tal inklusive talet 0, exempelvis om armstöd ingår och har priset 0. Det måste finnas en representation i anbudet som motsvarar slutresultatet, där man kan skilja ett anbuds pris och kvalitet från ett annat anbud. Det finns inte någon sådan representation eftersom metoden inte är ämnad att räkna ut skillnaden mellan 2 anbuds pris och kvalitet, bara deras kvot.

  3. För mig som praktiskt verksam upphandlare är det av begränsat intresse om en modell är enkel att använda. Jag frågar mig alltid om den för verksamheten bästa produkten vinner upphandlingen. Här ser jag en svaghet med artikeln och med kvotmodellen. Mycket analys om modellen är linjär men lite analys om resultatet av utvärderingen. Det är långt ifrån säkert att högre kvalité alltid är bättre för en verksamhet. Det kan finnas en optimal kvalité på en ganska låg nivå på skalan noll till mycket hög kvalité och det kan till och med vara så att hög kvalité är sämre än låg kvalité (över en viss kvalitetsnivå). Det kan t ex vara helt OK med en ganska ung och oerfaren konsult om uppgifterna är rutinmässiga eller enkla, det kommer inte ge verksamheten något extra om konsulten har doktorerat. Med kvotmodellen kan man få en svindyr doktor när det räcker med en mindre erfaren konsult.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *