Ha med dialogen i hela processen

Dialogen med leverantörerna är central för en lyckad upphandling. Men dialogen måste omfatta hela inköpsprocessen, inte bara kraven i upphandlingen skriver Ulrika Ajax.

Under årets Almedalsvecka bestämde jag mig för att prata med leverantörer och höra om deras syn på offentlig upphandling. Leverantörernas budskap är tydligt. De vill träffa oss, deras kunder, mer. Jag kan bara konstatera att vi har outnyttjade resurser som kan bidra till bättre offentliga affärer. De bara väntar på vår inbjudan…

Vi är så vana att hålla leverantörerna på en armlängds avstånd för att inte riskera att träda lagen för när. Det är en paradox, för det är ju leverantörerna som kan sina produkter bäst. Köpa grisen i säcken-tänket är säkerligen en bidragande orsak till att vi kravställt in absurdum, för att vi ska få det vi tror att vi vill ha.

Vi behöver gå hela vägen i vår kommunikation med leverantörerna, från behov till levererat resultat. Stanna inte dialogen vid upphandlingen. Ta steget fullt ut och fortsätt dialogen med leverantören genom hela inköpsprocessen. Det kommer att ta mer tid…och det kommer att vara värt det.

Alltför ofta används avtalsmallarna rakt av med bara mindre justeringar.

Syftet med samverkan med leverantörsmarknaden, är att ni ska få möjlighet att prata med dem om era behov, få en gemensam bild av vad kvalitet innebär och vilket resultat ni vill ha. Leverantörerna är experter på sina leveranser.

Jag har i ett uppdrag nyligen tagit emot RFI-svar (request for information, förfrågan om information). Jag blev så glad. Leverantörerna hade gjort ett utomordentligt bra arbete för att hjälpa oss att göra en så bra kravspecifikation som möjligt. Samarbetet fungerade perfekt och vi kommer att göra tidsbesparingar för leverantören, upphandlingsteamet och beställaren i den kommande leveransen. Sådana här gånger känner jag mening i mitt arbete.

Dialogen ska inte bara omfatta kraven på det som ska köpas. Prata om utvärderingsmodellen, så att ni träffar rätt. Jag uppmanar också att lägga med avtalsförslaget, eller ännu hellre att ta en separat dialogrunda kring det. Alltför ofta används avtalsmallarna, eller gamla avtalet rakt av, med bara mindre justeringar. Vi ska eftersträva balanserade avtal, som ger det mervärde vi önskar i leveransen. Några delar i avtalet som är bra att diskutera är riskfördelning, incitament för överprestation i form av ökat värde i leveransen, tydligt ansvar för både kund och leverantör, en vettig vitesmodell och hur exit eller utfasning av leverantören ska gå till.

Paus i samverkan

När upphandlingen är publicerad är det paus i samverkan med leverantörerna. De är förhoppningsvis glada och nöjda med att kunna lämna anbud på en förfrågan som de själva har varit med och skapat, ett marknadsmässigt förfrågningsunderlag. Upphandlaren behöver inte lägga så mycket tid på frågor och svar under anbudstiden, vilket är ytterligare en vinst.

När upphandlingen är avslutad och avtalet är undertecknat börjar nästa viktiga fas, att leveransen ska ge det önskade värdet i verksamheten. I de bästa av världar finns en mall för uppföljning med som bilaga till avtalet där det . Av den framgår allt som ska följas upp under avtalstiden. Därmed är både beställare och leverantör är väl medvetna om hur och vad som ska följas upp i avtalet.  För att skapa bästa förutsättningar för ett gott samarbete finns en samverkansmodell med aktiviteter för att skapa goda relationer samt möten på strategisk, taktisk och operativ nivå. Eftersom upphandlaren och leverantören har kommit fram till incitamentsmodellen tillsammans kommer mervärde att skapas.

Skapa värde och nytta

Vad får vi ut av att samverka med leverantörerna? Ett urval av vinster;

  • En leverans som ger det köparen efterfrågar, på riktigt!
  • En leverantör som levererar det den är bäst på, som får använda sina mest effektiva processer utan att anpassa sönder den. Det blir en mer ”ren” leverans.
  • Ökade möjligheter för innovationer.
  • Ett avtal som där båda parter tar ansvar, inga workarounds för att avtalet var för snävt skrivet
  • Tidsbesparingar i alla led för alla parter

Oavsett hur mycket vi väljer att ha dialog med leverantörerna, kommer det att ge resultat. Så boka in möten med dina leverantörer och skapa nytta tillsammans.

Ulrika Ajax
Ulrika Ajax
Seniorkonsult, strategiskt inköp, på Sentensia. Har två mål: dels att lyfta inköp till nya nivåer, där ledningen använder inköp som ett verktyg för att uppnå verksamhets­nytta, dels att använda skattepengarna på bästa sätt. Med snart vuxna barn öppnar sig nya möjligheter som att börja spela golf och lägga mer tid på egna firman där Ulrika arbetar med utveckling av individer, team och ledare.
Ulrika Ajax

Om Ulrika Ajax

Seniorkonsult, strategiskt inköp, på Sentensia. Har två mål: dels att lyfta inköp till nya nivåer, där ledningen använder inköp som ett verktyg för att uppnå verksamhets­nytta, dels att använda skattepengarna på bästa sätt. Med snart vuxna barn öppnar sig nya möjligheter som att börja spela golf och lägga mer tid på egna firman där Ulrika arbetar med utveckling av individer, team och ledare.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *