Ska upphandlare bli tekniker eller tekniker bli upphandlare?

Upphandling är enkelt. Det svåra är kunskapen om det som ska upphandlas, som dimensioner på vattenledningsrör och klassningar på luftfilter. Kanske vore det bättre att lära ut upphandling till teknikerna, än att göra upphandlarna till tekniker, skriver Charlotta Holmer.

Jag tycker att jag har någorlunda bra koll inom ämnet upphandling. Det jag tänker på är själva upphandlingsprocessen, upphandlingsreglerna, skriva förfrågningsunderlag och avtal, domstolspraxis, utvärdera anbud, hur man gör för att behålla konkurrens och upprätthålla likabehandling.

Jag kan ta fram utvärderingsmodeller som förhoppningsvis är rättvisa och jag vet hur man kontrollerar ett företags ekonomiska ställning. Jag kan räkna ut antal dagar en upphandling ska annonseras och jag kan direktupphandlingsgränserna utantill.

Sämre är det med tekniska detaljer på det som ska upphandlas. Jag kan inte dimensioner på vattenledningsrör i huvudet, jag vet inte vilken klassning på filter det ska sitta i ett ventilationssystem, jag förstår inte i detalj vad SS025211 innebär. Jättedålig kompetens har jag inom larm och svetsning på fjärrvärmeledningar. Jag kan inte berätta hur man asfalterar en gata, för att inte tala om hur dåligt insatt jag är i volymer och material på sopkärl.

Ibland känns det som att jag jobbar vid löpande bandet på en avtalsfabrik.

Jag kan skrapa på ytan och sätta mig in tillräckligt i något för att förstå vad jag skriver och vad vi upphandlar. Men helt ärligt, jag begriper inte alltid konsekvenserna av de krav vi ställer. Jag kan inte alltid avgöra om kravet är rimligt, relevant och proportionerligt. För att göra det måste jag förlita mig på beställarens kompetens och erfarenhet, ibland kanske också marknaden och leverantörernas information. För den som är teknisk kunnig, den som kan användningsområdet, produkten och marknaden är det mycket lättare att bedöma.

Som upphandlare vet jag att ett krav inte får vara konkurrensbegränsande eller oproportionerligt. Det är inte så svårt att förstå. Att sedan avgöra om kravet är konkurrensbegränsande eller oproportionerligt, det är det svåra. Och extra svårt är det när man inte har koll på alternativa produkter, leverantörsmarknaden, teknikutvecklingen eller livscykelkostnader. Jag vet till exempel att vi ska förkasta anbud med onormalt låga priser, men utan branschkunskap är det svårt att avgöra vad ett onormalt lågt pris är.

Flera områden samtidigt

Jag har normalt bara ett par veckor på mig att sätta mig in i ett teknikområde. Dessutom ska jag vara lika halvdant insatta i flera olika områden samtidigt. Beställaren, som jobbar med produkten eller tjänsten dagligen, kanske uppdateras varje dag, och har ofta flera års erfarenhet av området. Upphandlingsreglerna däremot, ändras inte särskilt ofta, möjligen uppdateras tolkningar och praxis något.

Ibland känns det som att jag jobbar vid löpande bandet på en avtalsfabrik. Jag skriver det någon säger till mig att skriva, och avtalar bara om det andra önskar. Eftersom jag inte kan tekniken så kan jag inte göra på annat sätt, och då blir jag inte annat än en sekreterare som formulerar förfrågningsunderlag, administrerar annonser och anbud. Sekreterartjänsten är en lyx som beställaren har fått, men bara i upphandlingsfrågor. Det var nog inte riktigt sekreterare jag ville jobba som.

Upphandlingsfrågan är ju egentligen lätt

Det pratas om att stärka upphandlarnas kompetens. Men egentligen vet jag inte om det är själva upphandlingsfrågan som är svår och komplex. Det är ju egentligen lätt, bara att läsa i lagtexten, gå en LOU-kurs, sen kan man åtminstone läsa och någorlunda förstå vad som står.

Det svåra kommer ju sen, när reglerna ska omsättas i praktiken. Det går inte att lära sig på en kurs eftersom det skiljer sig åt beroende på vad man ska upphandla, tekniker utvecklas ju också och varierar över tid. Om man kunde det vid förra upphandlingen, är det säkerligen annorlunda vid nästa. Med risk för att inte ha något jobb kvar alls, så undrar jag ibland om det inte vore enklare och mer effektivt att utbilda teknikerna i upphandling, än att vi upphandlare ska sätta oss in i de tekniska frågorna.

Charlotta Holmer
Inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB som är ett kommunalt bolag med verksamheter inom el, elnät, fjärrvärme, fjärrkyla, kraft­produktion, stadsnät, återvinning samt vatten och avlopp i Falu kommun. Jobbar med alla typer av frågor som rör upphandlingar och inköp inom bolaget, både inom och undantagna LUF. Tycker att det är viktigt att inköpen bidrar och driver verksamheten mot effektivitet, lönsamhet, smarta och miljövänliga lösningar. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på.
Charlotta Holmer
Charlotta Holmer

Om Charlotta Holmer

Inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB som är ett kommunalt bolag med verksamheter inom el, elnät, fjärrvärme, fjärrkyla, kraft­produktion, stadsnät, återvinning samt vatten och avlopp i Falu kommun. Jobbar med alla typer av frågor som rör upphandlingar och inköp inom bolaget, både inom och undantagna LUF. Tycker att det är viktigt att inköpen bidrar och driver verksamheten mot effektivitet, lönsamhet, smarta och miljövänliga lösningar. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på.

6 reaktioner på ”Ska upphandlare bli tekniker eller tekniker bli upphandlare?

  1. Bra Lotta. Det är många gånger beställarens kompetens som bör innefatta åtminstone förståelse för upphandling och respekt för varandra roller.

  2. Nu pratar vi väl ändå om olika saker …
    Upphandling enligt formatmall 1A är en sak men bra offentliga affärer är en annan sak anser jag.
    En bra affär kräver en process, en interaktion mellan olika roller och kompetenser, interna hos köparen och med marknadens andra olika aktörer. Jag håller med om att gränsöverskridande kompetens är viktig i det tvärfunktionella arbetet för att skapa förståelse och undvika rädslor i arbetet. Men att säga att upphandling är ett linjärt arbete enligt gällande lagstiftning är att uttrycka okunskap för upphandlarens verkliga roll vilket är att leda anskaffningsprocessen från uttryckt behov och ibland redan vid problemformuleringen. Rollen är en processledarroll och det är en egen kompetens likväl som andra kompetenser och roller och ska inte marginaliseras eller förminskas som görs gällande i denna artikel, punkt!

  3. I princip skiljer sig situationen inte mot en inköpare inom privat sektor. Den upphandlare eller inköpare som har erfarenhet, intresse och erfarenhet inom ett område har naturligtvis mycket bättre förutsättningar att göra bra affärer. Det finns en anledning till att man har specialister på inköpssidan på privata företag. Min erfarenhet är att säljare och inköpare ofta kan mer om produkterna och marknaden än de som faktiskt arbetar med produkterna. Bra inköpare och upphandlare fångar upp de faktiska behoven, känner sin marknad och kan på det sättet undvika felköp som kan kosta nästa hur mycket som helst i tid och pengar för organisationen. Utifrån det perspektivet är det naturligt att man genom ett strikt fokus på regler lätt tappar förutsättningarna för goda affärer på vägen.

    Denna webbplats – Inköprådet – är ett symptom på detta: Advokater som skriver kolumner medan erfarna inköpare från stora företag där inköpet är helt centralt för verksamheten lyser med sin frånvaro. Det blir som att köra bil med enda syftet att följa trafikreglerna.

  4. Jag är ledsen men jag håller inte med artikelförfattaren även om jag kan dela viss frustration. Eller har jag totalt missat poängen med artikeln. Är själv jurist och har jobbat som upphandlare (LOU/LUFS) i snart 10 år. Uppfattningen att upphandling är enkelt är något som får mig att höja på ögonbrynen rejält. Har det att göra med att artikelförfattaren främst verkar arbeta med LUF (kan ej uttala mig då jag aldrig upphandlat enl LUF)? Tyvärr spär artikeln på den uppfattning som finns hos många tekniker att upphandling egentligen är enkelt, de skulle kunna göra det bättre själv och bidrar till att minska respekten för vårt yrke. Upphandlingsregelverken är i dag ytterst komplexa, och att tro att samma personer ska sitta med teknisk spetskompetens samtidigt som man skall vara inläst på senaste praxis ter sig orimligt. De absolut svåraste beställarna är just de som ”gått en LOU-kurs” och tror att de är experter. Som de sade på juristutbildningen ”ni kommer aldrig att tro att ni kan så mycket som nu efter introduktionskursen där ni lärt er grunderna i att skilja på svart och vitt”. Under kommande år ska ni få en inblick i de tusentals nyanser av grått däremellan”. Enklare direktupphandlingar behöver självklart inte vara krävande. Men för att upphandla ett stort komplext ramavtal för hundratals miljoner kräver just expertkompetens från båda håll. I min värld är framgångsreceptet en kategoristyrd, strategisk och stark upphandlings/inköpsfunktion som arbetar tillsammans med duktiga tekniker och där lyhördhet, ödmjukhet och respekt för varandras respektive kompetens är nyckelord. För oftast är varken upphandling eller teknik speciellt ”enkelt”!

  5. Glömde också att tillägga att upphandling självklart är betydligt mer än det faktiska regelverket. Att göra en korrekt upphandling enligt respektive regelverk kan vara svårt. Men den största utmaningen är ju självklart att den korrekta upphandlingen dessutom blir bra vilket kräver så mycket mer erfarenhet och kunskap.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *