Ska upphandlare bli tekniker eller tekniker bli upphandlare?

Upphandling är enkelt. Det svåra är kunskapen om det som ska upphandlas, som dimensioner på vattenledningsrör och klassningar på luftfilter. Kanske vore det bättre att lära ut upphandling till teknikerna, än att göra upphandlarna till tekniker, skriver Charlotta Holmer.

Jag tycker att jag har någorlunda bra koll inom ämnet upphandling. Det jag tänker på är själva upphandlingsprocessen, upphandlingsreglerna, skriva förfrågningsunderlag och avtal, domstolspraxis, utvärdera anbud, hur man gör för att behålla konkurrens och upprätthålla likabehandling.

Jag kan ta fram utvärderingsmodeller som förhoppningsvis är rättvisa och jag vet hur man kontrollerar ett företags ekonomiska ställning. Jag kan räkna ut antal dagar en upphandling ska annonseras och jag kan direktupphandlingsgränserna utantill.

Sämre är det med tekniska detaljer på det som ska upphandlas. Jag kan inte dimensioner på vattenledningsrör i huvudet, jag vet inte vilken klassning på filter det ska sitta i ett ventilationssystem, jag förstår inte i detalj vad SS025211 innebär. Jättedålig kompetens har jag inom larm och svetsning på fjärrvärmeledningar. Jag kan inte berätta hur man asfalterar en gata, för att inte tala om hur dåligt insatt jag är i volymer och material på sopkärl.

Ibland känns det som att jag jobbar vid löpande bandet på en avtalsfabrik.

Jag kan skrapa på ytan och sätta mig in tillräckligt i något för att förstå vad jag skriver och vad vi upphandlar. Men helt ärligt, jag begriper inte alltid konsekvenserna av de krav vi ställer. Jag kan inte alltid avgöra om kravet är rimligt, relevant och proportionerligt. För att göra det måste jag förlita mig på beställarens kompetens och erfarenhet, ibland kanske också marknaden och leverantörernas information. För den som är teknisk kunnig, den som kan användningsområdet, produkten och marknaden är det mycket lättare att bedöma.

Som upphandlare vet jag att ett krav inte får vara konkurrensbegränsande eller oproportionerligt. Det är inte så svårt att förstå. Att sedan avgöra om kravet är konkurrensbegränsande eller oproportionerligt, det är det svåra. Och extra svårt är det när man inte har koll på alternativa produkter, leverantörsmarknaden, teknikutvecklingen eller livscykelkostnader. Jag vet till exempel att vi ska förkasta anbud med onormalt låga priser, men utan branschkunskap är det svårt att avgöra vad ett onormalt lågt pris är.

Flera områden samtidigt

Jag har normalt bara ett par veckor på mig att sätta mig in i ett teknikområde. Dessutom ska jag vara lika halvdant insatta i flera olika områden samtidigt. Beställaren, som jobbar med produkten eller tjänsten dagligen, kanske uppdateras varje dag, och har ofta flera års erfarenhet av området. Upphandlingsreglerna däremot, ändras inte särskilt ofta, möjligen uppdateras tolkningar och praxis något.

Ibland känns det som att jag jobbar vid löpande bandet på en avtalsfabrik. Jag skriver det någon säger till mig att skriva, och avtalar bara om det andra önskar. Eftersom jag inte kan tekniken så kan jag inte göra på annat sätt, och då blir jag inte annat än en sekreterare som formulerar förfrågningsunderlag, administrerar annonser och anbud. Sekreterartjänsten är en lyx som beställaren har fått, men bara i upphandlingsfrågor. Det var nog inte riktigt sekreterare jag ville jobba som.

Upphandlingsfrågan är ju egentligen lätt

Det pratas om att stärka upphandlarnas kompetens. Men egentligen vet jag inte om det är själva upphandlingsfrågan som är svår och komplex. Det är ju egentligen lätt, bara att läsa i lagtexten, gå en LOU-kurs, sen kan man åtminstone läsa och någorlunda förstå vad som står.

Det svåra kommer ju sen, när reglerna ska omsättas i praktiken. Det går inte att lära sig på en kurs eftersom det skiljer sig åt beroende på vad man ska upphandla, tekniker utvecklas ju också och varierar över tid. Om man kunde det vid förra upphandlingen, är det säkerligen annorlunda vid nästa. Med risk för att inte ha något jobb kvar alls, så undrar jag ibland om det inte vore enklare och mer effektivt att utbilda teknikerna i upphandling, än att vi upphandlare ska sätta oss in i de tekniska frågorna.

Charlotta Holmer
Charlotta Holmer
Inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB som är ett kommunalt bolag med verksamheter inom el, elnät, fjärrvärme, fjärrkyla, kraft­produktion, stadsnät, återvinning samt vatten och avlopp i Falu kommun. Jobbar med alla typer av frågor som rör upphandlingar och inköp inom bolaget, både inom och undantagna LUF. Tycker att det är viktigt att inköpen bidrar och driver verksamheten mot effektivitet, lönsamhet, smarta och miljövänliga lösningar. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på.
Charlotta Holmer

Om Charlotta Holmer

Inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB som är ett kommunalt bolag med verksamheter inom el, elnät, fjärrvärme, fjärrkyla, kraft­produktion, stadsnät, återvinning samt vatten och avlopp i Falu kommun. Jobbar med alla typer av frågor som rör upphandlingar och inköp inom bolaget, både inom och undantagna LUF. Tycker att det är viktigt att inköpen bidrar och driver verksamheten mot effektivitet, lönsamhet, smarta och miljövänliga lösningar. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på.

16 reaktioner på ”Ska upphandlare bli tekniker eller tekniker bli upphandlare?

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

  1. Bra Lotta. Det är många gånger beställarens kompetens som bör innefatta åtminstone förståelse för upphandling och respekt för varandra roller.

  2. Nu pratar vi väl ändå om olika saker …
    Upphandling enligt formatmall 1A är en sak men bra offentliga affärer är en annan sak anser jag.
    En bra affär kräver en process, en interaktion mellan olika roller och kompetenser, interna hos köparen och med marknadens andra olika aktörer. Jag håller med om att gränsöverskridande kompetens är viktig i det tvärfunktionella arbetet för att skapa förståelse och undvika rädslor i arbetet. Men att säga att upphandling är ett linjärt arbete enligt gällande lagstiftning är att uttrycka okunskap för upphandlarens verkliga roll vilket är att leda anskaffningsprocessen från uttryckt behov och ibland redan vid problemformuleringen. Rollen är en processledarroll och det är en egen kompetens likväl som andra kompetenser och roller och ska inte marginaliseras eller förminskas som görs gällande i denna artikel, punkt!

  3. I princip skiljer sig situationen inte mot en inköpare inom privat sektor. Den upphandlare eller inköpare som har erfarenhet, intresse och erfarenhet inom ett område har naturligtvis mycket bättre förutsättningar att göra bra affärer. Det finns en anledning till att man har specialister på inköpssidan på privata företag. Min erfarenhet är att säljare och inköpare ofta kan mer om produkterna och marknaden än de som faktiskt arbetar med produkterna. Bra inköpare och upphandlare fångar upp de faktiska behoven, känner sin marknad och kan på det sättet undvika felköp som kan kosta nästa hur mycket som helst i tid och pengar för organisationen. Utifrån det perspektivet är det naturligt att man genom ett strikt fokus på regler lätt tappar förutsättningarna för goda affärer på vägen.

    Denna webbplats – Inköprådet – är ett symptom på detta: Advokater som skriver kolumner medan erfarna inköpare från stora företag där inköpet är helt centralt för verksamheten lyser med sin frånvaro. Det blir som att köra bil med enda syftet att följa trafikreglerna.

  4. Jag är ledsen men jag håller inte med artikelförfattaren även om jag kan dela viss frustration. Eller har jag totalt missat poängen med artikeln. Är själv jurist och har jobbat som upphandlare (LOU/LUFS) i snart 10 år. Uppfattningen att upphandling är enkelt är något som får mig att höja på ögonbrynen rejält. Har det att göra med att artikelförfattaren främst verkar arbeta med LUF (kan ej uttala mig då jag aldrig upphandlat enl LUF)? Tyvärr spär artikeln på den uppfattning som finns hos många tekniker att upphandling egentligen är enkelt, de skulle kunna göra det bättre själv och bidrar till att minska respekten för vårt yrke. Upphandlingsregelverken är i dag ytterst komplexa, och att tro att samma personer ska sitta med teknisk spetskompetens samtidigt som man skall vara inläst på senaste praxis ter sig orimligt. De absolut svåraste beställarna är just de som ”gått en LOU-kurs” och tror att de är experter. Som de sade på juristutbildningen ”ni kommer aldrig att tro att ni kan så mycket som nu efter introduktionskursen där ni lärt er grunderna i att skilja på svart och vitt”. Under kommande år ska ni få en inblick i de tusentals nyanser av grått däremellan”. Enklare direktupphandlingar behöver självklart inte vara krävande. Men för att upphandla ett stort komplext ramavtal för hundratals miljoner kräver just expertkompetens från båda håll. I min värld är framgångsreceptet en kategoristyrd, strategisk och stark upphandlings/inköpsfunktion som arbetar tillsammans med duktiga tekniker och där lyhördhet, ödmjukhet och respekt för varandras respektive kompetens är nyckelord. För oftast är varken upphandling eller teknik speciellt ”enkelt”!

  5. Glömde också att tillägga att upphandling självklart är betydligt mer än det faktiska regelverket. Att göra en korrekt upphandling enligt respektive regelverk kan vara svårt. Men den största utmaningen är ju självklart att den korrekta upphandlingen dessutom blir bra vilket kräver så mycket mer erfarenhet och kunskap.

  6. Det ligger i varje upphandlares intresse att skaffa sig spetskompetens inom sitt område.
    Ingen (eller ett ytterst fåtal) kan vara duktig på allt.

  7. Jag håller med Charlotta! Att upphandla är enkelt….
    ….när man är upphandlare.
    Att kunna det tekniska är enkelt när man är tekniker.

    Att sy ihop de båda kräver en bra Inköpare.

  8. Oerhört naivt skriven artikel! Jag håller helt med Johan Almesjö och John. Jag har erfarenhet från både privat (13 år) och offentlig sektor (2 år), är jurist, och att påstå att man kan upphandling efter att ha gått en LOU-kurs är ett rent barnsligt påstående som egentligen är helt onödigt att kommentera. Det är som att tro att man kan vinna Formel-1 bara för att man nyss tagit körkort. Ett lyckat upphandlings-/inköpsprojekt är när man jobbar i projektform; kombinationen av kommersiell och teknisk kompetens, och att en och samma person ska inneha denna breda kunskap när det som köps in/upphandlas kan variera oerhört är helt omöjligt och vittnar om skribentens genanta okunnighet.

  9. Håller med Charlotta… fullt ut… är själv tekniker (ingenjör) som arbetat i många år inom privat sektor med kvalificerade avtalsförhandlingar. Övergick till upphandlingar inom offentlig sektor (LUF/LOU) för ett antal år sedan.
    Upphandling i sig är enkelt, lagtexterna är inte särskilt svåra och att ta fram ett förfrågningsunderlag som uppfyller lagkraven är inte svårt för vilken läskunnig ingenjör som helst. Det är heller inte svårt att läsa domstolsavgörande kring tidigare upphandlingar/överprövningar och på det sättet få en vägledning i den egna upphandlingen.
    Det som är svårt… det är att formulera de tekniska och affärsmässiga kraven så att att den upphandlande myndigheten får den vara eller tjänst som efterfrågas till rätt pris, och att få rätt anbudsgivare att lämna anbud.
    Med det sagt – så tar jag själv ofta hjälp av jurister som är experter inom upphandling – när jag behöver för specifika frågor och problemställningar – men själva upphandlingen och framtagande av förfrågningsunderlag och utvärderingsmodeller – det gör jag själv !

  10. Förstår inte vitsen med artikeln riktigt. Måste vara en uppgiven person som inte tycker om sitt jobb som skriver. Vare sig du jobbar med den tekniska biten eller med upphandling, får jag hoppas att man ändå vill sträva efter att göra ett så bra jobb som möjligt varje upphandling. Om man påstår att det är lätt att upphandla, tar man med största sannolikhet den enklaste vägen man kan. Vill man göra affärsmässigt bra upphandlingar så krävs det att man utvecklar sina upphandlingar och testar nya gränser hela tiden för att skapa bästa affär. Vare sig det är en Öppen upphandling eller en Direktupphandling så bör man ändå alltid sträva efter bästa resultat (det är ju ändå någon annans pengar man gör affärer med).
    Att påstå att vem som helst kan gå en kurs och göra en upphandlarens jobb, nervärderar vårt yrke ganska kraftigt och är det något vi upphandlare har redan, så är det för lite respekt. Vi är inte en instans som ska krångla till det för verksamheterna och vi ska inte stå i vägen för att göra affärer, utan vi ska bidra till att göra bästa möjliga affär. Upphandlingsavdelningar finns till för att samarbeta med verksamheterna så att alla kan fokusera på sina kärnverksamheter, varför inte utnyttja det? Att säga att lagtexterna i LOU är enkla är väl bara naivt. Även om du gör ett super-duper-underlag som är perfekt i LOU-synpunkt (dessa finns inte) så måste alla de anbud du får in också vara super-duper-bra och följa LOU perfekt, annars kan du få problem, så snälla slut mena att upphandling är enkelt, särskilt Offentliga upphandlingar.
    Jag påstår inte på något sätt att det tekniska underlaget är enkelt, tvärtom och jag är oerhört tacksam till att det finns kunniga personer som tar fram tekniska specifikationer. Jag är stolt över mitt jobb och blir förvånad över att sån här provocerande smörja får skrivas i Inköpsrådet.

    1. Det kan inte vara så att Holmer vill lyfta upphandlarens centrala och viktiga roll, och de komplexa och omfattande kunskaper/erfarenheter som upphandlingsarbetet kräver genom att provokativt underminera den och istället låta kommentarer som din och de ovan gå syftets ärenden?

  11. Krav och behov är beställarens ansvar. Med detta ansvar följer också att delta i upphandlingens olika faser med kravformulering, framtagning av acceptanskriterier med mera. Upphandlaren säkerställer att LOUs principer för offentlig upphandling efterlevs. Att jag som upphandlare skulle axla beställarens ansvar och helt och hållet göra verksamhetens/beställarens jobb innebär i princip att ”sitta på två stolar”.
    Den optimala upphandlingen kräver att flera olika kompetenser samverkar och samarbetar för att uppnå den goda affären. Jag kan förstå att man i en liten organisation (Falu Energi & Vatten AB?) kanske ”tvingas” till att utföra beställarens jobb men att generalisera och föra fram att det skulle vara effektivare att utbilda beställare (läs tekniker) i upphandling än vice versa det ser jag som att grovt förenkla verkligheten och även att förminska respektive profession.
    För att få upp farten i respektive upphandling så låter vi beställaren skriva kraven helt själv direkt i upphandlingssystemet (innebär att man får tänka till och ta ansvar) sedan kvalitetssäkras upphandlingen av upphandlaren och av jurist. Respektive profession får bidra med det man är bäst på och tillsammans skapas den ”bästa affären”. Om vi skulle avskaffa oss själva (läs upphandlaren) och utbilda beställaren i upphandling (som sedan får sköta upphandlingen) då skulle vi ha 14000 upphandlare
    – vet inte om det skulle innebära upphandlingens nirvana!?

  12. Jakob. Om det är som du skriver och skribenten vill få oss som kommenterara att ”gå syftets ärende” så blir jag mer mörkrädd. Sådana tankar och inlägg hör hemma på sociala medier i s.k ”Gnällgrupper” inte i Inköpsrådet.

  13. Intressant och läsvärd artikel Charlotta, uppenbarligen något provokativ med tanke på ovan kommentarer! Trots det inte desto mindre läs- och begrundansvärd. Som ingenjör med svensk och internationell bakgrund och därefter lång erfarenhet som svensk och internationell upphandlare har jag ibland slagits av faran med att ha upphandlare med bristande fackmässiga kunskaper. Kanske är det upphandlarens roll som vi diskuterar? Upphandlaren ska göra bra affärer, men är väl inte nödvändigtvis den som absolut måste skriva ner förfrågningsunderlaget (upphandlingsdokumentet) eller styra processen? Den viktiga frågan förefaller vara hur processen fungerar, dvs hur de olika kompetenserna kommer till sin rätt för att säkerställa bästa möjliga affär.

  14. Det är, som någon tangerat, inte en digital fråga. Rollen som upphandlare är den lyssnande, omdömesgille, affärsintresserade och erfarne juristens. All upphandling handlar ju om att landa i ett kontrakt.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *