Karoline Holmberg och Casper Tham

”Bara pris räcker inte för utvärdering”

DEBATT Visst finns det brister i många utvärderingsmodeller, men att som Rikard Blom förespråka att bara använda pris vid utvärderingen är inte rätt lösning, skriver Karoline Holmberg och Casper Tham i ett debattinlägg och pekar på bättre modeller.

IKEA

Utvärdering genom andra kriterier än pris har kritiserats under de senaste åren. Bland annat av Rikard Blom (här, här och här) samt av Jon Kihlman. Kritiken handlar om att utvärderingskriterier inte i sig är en förutsättning för god kvalitet och att myndigheter inte behöver någon ytterligare kvalitet än vad som är nödvändigt för att fullgöra myndighetsuppdraget. Kvalitetskriterierna har enligt kritikerna bidragit till onödigt krångliga och kostsamma inköp.

Kritiken är till stora delar befogad. Det finns gott om exempel på utvärderingsmodeller som snedvridit konkurrensen genom en alltför stor vikt på subjektiva och luddigt utformade kriterier. Det finns emellertid en bättre lösning än att fullständigt förkasta alla andra kriterier än pris.

En uppfattning som framförs av Rikard Blom är att upphandlingens grundläggande princip skulle vara ”Vi ska köpa det här! Hur mycket kostar det?”. Förutom att denna princip varken kan återfinnas i LOU eller i upphandlingsdirektivet är utgångspunkten behäftad med vissa svagheter.

Om du vill ha ett ärligt svar på en fråga, är det då en god idé att belöna ett visst svar med ett värdefullt kontrakt? Den som avger ett ärligt svar på Rikards fråga kommer sannolikt inte att tilldelas något kontrakt i en upphandling där tilldelningsgrunden är lägsta pris. En bättre förutsättning för att få ett ärligt svar på frågan är att ställa den till ett antal leverantörer under marknadsanalysen, innan upphandlingen annonseras. Därefter kan priskriteriet utformas så att den som avger ett ärligt anbudspris premieras.

För att priser inte ska premieras under en viss nivå (den ärliga) måste det finnas en nedre gräns för konkurrensfördel på pris. Detta innebär att de mest konkurrenskraftiga anbuden kommer att få samma eller mycket närliggande poäng avseende pris. För att kunna välja bland flera anbud som ligger inom det konkurrenskraftiga och ärliga prisspannet behövs därför kvalitetskriterier.

Det finns även andra goda skäl för beställaren att inte fastställa en viss leveranskvalitet utan nivåskillnader. Exempelvis kan en viss fordonstillverkare tillhandahålla en förstärkning av servostyrningen. Ingen annan tillverkare kan tillhandahålla denna tydligt mätbara funktion. Vid tilldelning enligt lägsta pris måste beställaren välja mellan att antingen exkludera alla andra tillverkare, eller avstå från möjligheten att få en prisvärd extrafunktion som kan reducera antalet arbetsskador och bidra till att bibehålla kompetent personal. Uppfattningen om att myndigheter ska nöja sig med det nödvändigaste tycks utgå från att myndighetens arbetstagare inte skulle ha några alternativ på den privata arbetsmarknaden.

Utvärderingsmodeller som får ”Lägsta pris” att framstå som en bra idé

Relativ viktning
En av de mest ifrågasatta modellerna för kvalitetsutvärdering är relativ viktning, en modell där lägsta anbudspris ges högsta prispoäng, och övriga anbud antingen ges poäng procentuellt i relation till lägsta pris, eller så ges högsta anbudspris noll prispoäng och övriga anbud ges poäng linjärt mellan lägsta och högsta pris.

Förutom den mest uppenbara risken, att modellen manipuleras genom strategisk anbudsgivning med hjälp av flera anbud (från exempelvis en koncern) och olika priser – vilket är matematiskt möjligt men praktiskt ganska svårt att göra – har modellen ytterligare en stor brist. Avsaknaden av övre gräns för prispoäng gör att höga priser kan erhålla förhållandevis höga poäng, så länge de inte avviker oerhört mycket från det lägsta anbudspriset. Lite beroende på kriterievikten internt kan ett anbud med full kvalitet och mer än dubbla anbudspriset i förhållande till lägsta pris bli vinnande med denna utvärderingsmodell.

Det är även svårt att hitta en god balans mellan pris och kvalitet i modellen. Detta beror på att förutsättningarna för utvärderingen inte kan fastställas förrän anbudspriserna inkommit. Denna egenskap i utvärderingsmodellen innebär även att anbuden jämförs med varandra (istället för med förutsättningarna i underlaget), vilket inte är förenligt med LOU.

Mervärdesmodellen

Mervärdesmodellen innebär att kvalitetskriterierna ges ett värde i pengar (alternativt poäng eller procent) som ger ett fiktivt avdrag på anbudspriset. Skillnaden mellan anbudspriset och det fiktiva avdraget är ett jämförelsepris. Det anbud som har lägst jämförelsepris tilldelas avtal.

Om kriterierna prissätts med det faktiska värdet för kriterieuppfyllnaden leder det ofta till att anbud, med priser som inte ens täcker kostnaderna för leverens enligt kravnivå, tilldelas kontrakt. Det beror på att det inte finns någon nedre gräns för konkurrensfördel på pris.  För att kompensera för denna brist är det vanligt att upphandlaren sätter ett värde på kriterierna som överstiger det faktiska värde som kriterieuppfyllnaden har för den upphandlande myndigheten. Detta medför att upphandlande myndighet får betala ett onödigt högt pris.

Viktning av kvalitetskriterier utan onödigt krångel
Oavsett modell är det klokt att undvika uppställningar som går ut på att ”dela ut poäng som omräknas till värde som omräknas till pengar (absoluta modeller) eller procent (viktade modeller).  Undvik även att dela upp procentandelar i ytterligare procentandelar. Exempelvis 20 procent vikt på nyckelpersoners kompetens varav 30 procent av kriteriet utgörs av en referensbedömning. Detta redovisas med fördel som att referentens bedömning av nyckelpersoner utgör 6 procent av totalpoängen.

Om du valt att vikta din upphandling (lämpligtvis med fastställt prisspann för fördelning av prispoäng) har du 100 procent som du kan fördela på kriterierna. Arbeta med dessa i poäng eller procentform. Är ett kriterie värt 20 procent, dela då ut 20 poäng för det kriteriet (kriterieuppfyllnad kan göras i flera steg). Att exempelvis låta ett kriterie som är värt 20 procent utgöra 100 poäng skapar bara onödig förvirring.

Simulera alltid utfallet med realistiska priser och mervärden. Om resultatet visar att kvalitetsfördelarna tillåts kosta mer än vad som är motiverat, justera viktningen så att resultatet blir rimligt. Om resultatet blir att anbudet med lägst pris alltid vinner fyller kvalitetskriterierna inget syfte. Justera viktningen (alternativt spannet för fördelningen av prispoäng) eller tilldela istället enligt lägsta pris.

Casper Tham, förbundsjurist VafabMiljö
Karoline Holmberg, upphandlare Fortifikationsverket


Easyfairs period 2

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

7 reaktioner på ””Bara pris räcker inte för utvärdering”

  1. Författarna menar att man ska undvika att skapa onödig förvirring. Dessvärre är det exakt det jag tycker dom gör med sin artikel.

    Först vill jag bara säga att det är mycket riktigt att begreppet ”Vi ska köpa det här! Hur mycket kostar det” inte står omnämnt i LOU. Men upphandlingens kärnverksamhet handlar lika lite om LOU som läraryrket handlar om skollagen. Lagen är en uppförandekod, ett rättesnöre som beskriver olika vägval och formella steg i en upphandling men innehåller inget om hur det ska gå till. Jag menar att vare sig läraryrket eller upphandlaryrket handlar om lagen. Det handlar i stället om något helt annat. Jag påstår inte heller att man aldrig ska utvärdera. Jag påstår att mervärdesutvärdering, så som den beskrivs här, inte ska användas eftersom den inte beräknar de vill veta.

    Författarna förespråkar tydlighet och enkelhet. Men tydlighet i sig gör inte felaktiga antaganden eller modeller riktiga. Fördelning i procent beskriver bara en relation. Även om det är bättre att använda enkla skalor i stället för komplicerade så har skalan har ingen betydelse för utfallet om metoden är densamma. Vikt är en beskrivning av hur priset måste minska när mervärdet minskar. Alldeles oavsett om man använder poäng eller procent så innebär denna beräkning alltid att kvalitetskriterierna tillskrivs ett fiktivt värde i pengar som ger avdrag på anbudspriset. Det författarna föreslår är med andra ord den beskrivna mervärdesmodellen där den godtagbara kvalitén är en funktion av priset snarare än av behovet.

    Vi uppmanas att simulera med realistiska priser och värden för att kontrollera att det inte blir dyrare än motiverat. Man kan fråga sig vilken metod man ska använda för att komma fram till vad som är realistiskt och motiverat. De avdrag man låter ingå i utvärderingsmodellen kan antingen vara lägre än marknadspriset, högre än marknadspriset eller lika stort marknadspriset.

    Om vi övervärderar kvalitet, d.v.s. tillskriver kvalitén ett högre avdrag än vad som är motiverat av marknadspriset, tillåter modellen överpriser i anbud som normalt sett skulle vara billigare. Metoden innebär en reell fara för dåliga affärer.

    Om vi undervärderar kvalitet, d.v.s. ger kvalitén ett lägre avdrag än vad som är motiverat av marknadspriset ger modellen ingen ökad kvalitet. Marknadspriset för denna kvalitet är högre än vad vi är beredda att betala. Metoden innebär också att leverantörer som offererar den högre kvalitén samtidigt som dom tar betalt för den hamnar i ett sämre läge än en leverantör som avstår från att offerera mervärdet. Att undervärdera värdet av kvalitet på detta sätt motverkar med andra ord kvalitén.

    Vi kan därför varken under- eller övervärdera kvalitet. Vi måste värdera kvalitet till sitt rätta marknadspris för att metoden ska fungera. Men om vi gör det är utvärdering inte meningsfullt. Om vi är beredda att betala marknadspriset för mervärdet måste man kunna utgå från att det behövs i verksamheten. Om så är fallet är det ett krav som ska ingå i specifikationen. Om så inte är fallet ska kravet inte vara mer alls eftersom det är kostnadsdrivande. Att ha en modell där priset tillåts vara en funktion av mervärdet menar jag är både slappt och ambitionslöst. Rimligtvis bör man som upphandlare förhålla sig till både pris och kvalitet då verksamheten är budgetfinansierad.

    Att motivera och förespråka utvärdering för att man tycker att det är bra, adresserar inte på något sätt andra grundläggande problemen med utvärdering jag skrivit om tidigare. Hur kvalitetskriterier summeras, kriteriernas utbytbarhet, kompensation av bristande mervärde med sänkt pris mm. Den ärlige talar sanning och lägger ”ärliga anbud”, den oärlige gör inte det. Det ligger i sakens natur. Författarnas ide om att man kan skilja dessa åt genom utvärdering förefaller minst sagt märkligt. En leverantör lämnar inte osunda taktiska anbud för att dom är banditer. Dom gör det för att dom kan. Det beror i sin tur nästan alltid på brister i avtalet och/eller underlaget.

    Det finns inga gratisluncher. Det finns heller ingen utvärderingsmodell som upphäver förhållandet mellan pris och kvalitet eller som fattar beslut åt myndigheten om vilken kvalitetsnivå verksamheten är i behov av. Man måste veta vad man vill uppnå och ha och ställa frågan – hur mycket kostar det?

  2. Rikard, jag håller absolut med dig. Du har en tydlig linje där du litar på marknaden, och ja det gör hela den privata sektorn också. Av någon konstig anledning envisas vi (offentlig sektor) till utvärdering av kvalité för att sudda bort känslan av att köpa ”det enklaste” och i andra fall för möjligheten att kunna ”välja”. Att kravställa kvalité bör vi i absolut flesta fall kunna specificera utan att värdera i utvärdering, det är en kompetensfråga i beställarled. En duktig upphandlare (eller beställare) vet vad han vill ha innan och hur det ska kravställas.

    Det finns utrymme att använda metoder där kvalité bör vägas men det är i mycket komplicerade upphandlingar där vi pratar produkter som vi som beställare inte vet något om. Då kan det (kanske) bli aktuellt med andra utvärderingsmetoder. Viktning förvirrar bara beställaren och uppmuntrar till ”kreativa” lösningar.

    Vi lägger alldeles för stor tid på intressanta utvärderingsmetoder och modeller för att skapa intressanta upphandlingar. Det som däremot krävs är att upphandlare blir duktigare att förstå underlaget och vad som prissätts. För ska man utvärdera lägsta pris är det väldigt viktigt att alla har samma förutsättningar och framför allt, RÄTT förutsättningar.

  3. Om förstärkning av servostyrning är ett krav från verksamheten så ska det kravställas efter det. Att endast en aktör kan leverera leder förhoppningsvis att övriga utvecklar sina produkter. (Det är så en marknadsekonomi fungerar.)
    Om reguljär servostyrning duger så finns det ingen anledning att betala mer för den förstärkta, för då köper man fel kvalitet.

    Det finns inte bra eller dålig kvalitet. Det finns däremot rätt eller fel kvalitet för det specifika syftet.

    Det är min bestämda åsikt, som man naturligtvis får tycka vad man vill om:)

  4. Nu har jag läst det här inlägget flera gånger och blir mindre klok för varje gång – VAD TUSAN FÖRSÖKER FÖRFATTARNA FÅ SAGT?!

    Av rubriken och ingressen att döma får man uppfattningen att författarna har för avsikt att debattera MOT Bloms och Kihlmans debatterade uppfattningar om att lägst pris är mest ändamålsenliga utvärderingsmodellen och sådan modell som utgångspunkt ska användas.

    På den tråden går författarna sedan vidare genom att ta upp ett enligt mig ytterst krystat exempel på ett servostyrning som en leverantör skulle ha monopol på och som behövs för att inte användaren av varan ska drabbas av arbetsmiljöskador (!) – ett exempel som både haltar i sig och som torde utgöra ett hypotetiskt undantag vid upphandling i praktiken.

    Därefter fortsätter författarna genom att själva ta upp olika utvärderingsmodeller för pris kontra kvalitet och påtalar samtidigt alla de nackdelar (!) som är förenade med dem istället för att berätta om konkreta exempel där de faktiskt kan användas på ett bra sätt.

    Som avslutning framhålls att om annan utvärdering än lägst pris förutsätter ”en god balans mellan pris och kvalitet” och skickar då med det abstrakta och svårgreppbara rådet att upphandlaren ska simulera utvärderingen och justera viktningen så att utvärderingen blir ”rimlig”.

    Och får man inte till det ska upphandlaren tydligen… hör och häpna… använda lägst pris som utvärderingsmodell(!).

    Några konkreta exempel på en, enligt författarna, ändamålsenlig utvärderingsmodell där pris viktas mot kvalitet redovisas över huvud taget inte och som jag uppfattar Blom och Kihlman är det ju JUST DET som är problemet med utvärdering av kvalitet. Att vikta pris mot kvalitet låter sig inte göras i praktiken eftersom det är svårt, krångligt och kontraproduktivt att de flesta fall använda annat än lägst pris.

    Det här ”debattinlägget” talar ju snarare FÖR att lägst pris som utgångspunkt SKA användas(!).

  5. Denna diskussion passar mig som handen i handsken just nu! Jag håller på med ett bokprojekt i Studentlitteraturs regi, med arbetsnamnet:
    ”DE GODA AFFÄRERNA MED LEVERANTÖRER;
    – Om konsten att ställa rätt kvalitetskrav vid inköp och upphandling”

    Mina erfarenheter när det gäller kvalitetsutvecklingorådet har jag från SKF, där jag var anställd i 48 år, omväxlande olika tekniska sysslor och länder, och de sista 15 åren som kvalitetssäkringschef i koncernen. Jag betraktar mig själv som kvalitetsnörd 😉

    Jag tänkte mig olika stora avsnitt i boken, men ju mer jag försökte förstå varför det är skillnad att göra goda affärer mellan offentliga och privata sektorns inköp/upphandling. (Varför heter det ”upphandling”?) Jag har därför gjort strukturen så, att det som behandlas gäller oavsett vem som ska beställa från leverantörer.Men den offentliga sektorn har en juridik att förhålla sig till, så det blir ett avsnitt om den processen.

    Jag är van att bedöma priset i förhållande till värde, både som kvalitetsprofessionell och som privatperson. I vardagen är jag tveksam till den produkt som har det lägsta priset, utan som sagt, det är värdet som är intressant. Sedan kommer det in faktorer som livslängd, hållbarhetsaspekter, uppförandekoder och estetik. Ibland har produkten egenskaper som ger lite extra, som man är villig att betala för. Det samma gäller naturligtvis då organisationer ska handla, och inom den privata sektorn görs dessa bedömningar dagligen, utan att andra leverantörer kan överklaga.

    Men det är stor skillnad mellan att handla upp en påse spik och att handla upp en äldreboendetjänst. I det första fallet är produkten standardiserad med tydlig specifikation, där gäller lägsta pris. I det andra fallet, är det svårt att specificera tjänstekvaliteten, även om det går. Men i lite större affärer, som påminner om partnerskap/outsourcing, kommer jag i boken att trycka på att leverantörers arbetssätt med kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling ska bedömas.

    Jag kommer att lansera begreppen ”q”, ”Q” och ”Giant Q”.
    – ”q” är de direkta mätbara kvalitetsparametrarna och egenskaper som produkter (=varor och/eller tjänster har)
    – ”Q” är det arbetssätt som organisationer har, för att säkerställa och utveckla kvaliteten ”q”. Detta kan kallas kvalitetsutveckling eller verksamhetsutveckling som Svenska Institutet för Kvalitet, SIQ, skulle säga. ISO 9001 är en standard som har som ambition att titta på ”Q” – aktiviteter, men min uppfattning är att det kan tjäna som en bas och golv, men räcker inte om man vill nå ”taket”.
    – ”Giant Q” är ett samlingsbegrepp som står för krav om hållbarhetsaspekter, ”CSR, Code of Conduct, FNs deklarationer inom området. Det finns många beröringsytor mellan ”Q” och ”Giant Q”, t.ex. livslängd och att produkterna ska ge högsta värde ur ett livscykelperspektiv

    Kruxet inom offentliga upphandlingar, är i vilket stadie som dessa båda områden kan användas. Som kvalificeringskrav, ”ska-krav”, går det bra att använda båda, men under utvärderingen är det svårare att tillfredsställa juridiken. För ”q” är det OK, om man hittar ”bör-krav” som ger extra värde, men i denna fas säger LOU att det som utvärderas måste ha direkt anknytning till produkten kvalitet. Jag tror att det går att finna arbetssätt som är direkt avgörande för att produkten ska hålla bra kvalitet. Speciellt när tjänster ska bedömas, (vilket utgör huvuddelen av det som den offentliga sektorn handlar för) är det viktigt att utvärdera leverantörens arbetssätt. Tjänsters kvalitet skapas och uppstår då leverans sker.

    I min gamla verklighet skulle vi aldrig komma på tanken att omvandla kvalitet i monetära storheter, eller bedöma pris med hjälp av poäng. För mig verkar det krångligt och mekaniskt sätt att arbeta, en professionell inköpare med hjälp av specialister kunna göra en övergripande bedömning utifrån vilket värde som respektive leverantör kan leverera.

    Jag pratar alltså om lite större affärer, som oftast innebär partnerskap mellan kund och leverantör. Exempel på ett sådant förhållande är när t.ex. vi köpte en värmebehandlingstjänst, som är kritisk för produktens funktion, och har stor betydelse för det egna varumärket. I en sådan process för att göra den bästa affären, så granskas naturligtvis produkten noga, men lika viktigt det arbetssätt som leverantören har för att säkra och utveckla produktens kvalitet.

    Man kan finna goda föredömen inom bilindustrin, då de gör inköp, och de krav som ställs på leverantörer. Där ställs mycket specifika krav på leverantörers arbetssätt, som vida överstiger ISO 9001 certifikat. Det har utvecklats en särskild standard för bilindustrin, TS 16949, men ändå så har varje bilbyggarföretag specifika krav som ska uppfyllas. Här handlar det mycket om att kunden vaktar sitt varumärke, och ibland köper in kunskap som man inte själv har.

    Varför råder inte detta förhållande inom den offentliga sektorn. Varför innehåller inte tilldelningskriterierna både ”q” och ”Q”?. Jag tror att det beror på rädslan att göra fel, att det blir överklaganden och ev. rättsfall, och det vill en upphandlare som inte har vass kvalitetskunskap vara med om.

    Jag är mycket intresserad av att få feed back från denna panel om mina tankegångar. Jag behöver input från sakkunniga, så att den kommande boken ger så mycket värde som möjligt till målgruppen, som är alla som är inblandade i inköpsprocesser och upphandling. Skriv gärna svar här så att fler kan följa och tycka till om ämnet. Ni får också gärna kontakta mig direkt.

    Mvh,
    Folke Höglund
    folke.hoglund@gmail.com
    Mobil: 0706 37 40 37

  6. Denna eviga kamp! Lägsta pris är ett uttryck som tyvärr är förknippat med något negativt, särskilt hos mindre leverantörer. Det grundar sig till stor del i att den UM som gör en upphandlingen med lägsta pris som utvärderingskriterium, har alldeles för dålig kännedom av den berörda marknad som tjänsten/produkten ska upphandlas i. Därför är risken väldigt stor att man får ett lågt pris och samtidigt låg kvalitet. Att upphandla med lägsta pris på en marknad som UM väl känner till, skapar en upphandling som är transparent, likabehandlande och ger bästa affär. UM har upphandlingsdokumenten ”viktat” pris mot kvalitet genom att ställa precis de krav på leveransen som UM efterfrågar. Priset ställs mot de ställda kraven och den AG som lämnar lägst pris är bäst lämpad.
    Man kan köpa Rolls Royce på lägsta pris och inte få en Skoda. Det handlar om att göra ordentliga marknadsanalyser och ställa rätt krav.
    Visst anser jag att det finns tillfällen där jag personligen hellre använder bästa förhållande mellan pris och kvalitet men det är få gånger.

  7. Fråga:
    Hur behandlar ni livscykelperspektivet i sammanhanget:
    Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
    ‒ bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,
    ‒ kostnad
    ‒ pris.
    och hur räknar man ut livslängd, när angiven livslängd brukar vara att 90 % överlever den tid som uppges?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *