Rädsla för att prova något nytt i kombination med ovana gör att upphandlare inte gärna väljer att upphandla med funktion trots de uppenbara fördelarna. Lösningen är kunskap – och att börja i det lilla.
I en traditionell upphandling tänker du dig en viss lösning och ställer kraven efter det. Det brukar ofta vara väldigt detaljerade krav som tar många timmar att jobba fram för upphandlaren. Risken är dessutom påtaglig att upphandlaren bestämmer vad som ska köpas innan man vet vilka lösningar som finns.
Mats Lindbäck som är lärare på utbildningen ”Upphandla funktion i praktiken” menar att det kan bli en mycket bättre upphandling med funktionskrav. Det är ofta leverantörerna som vet vilka lösningar som passar bäst i olika sammanhang. Men frågar du inte efter lösningar får du heller aldrig ett anbud med olika innovativa alternativ.
– När jag frågar upphandlare varför de inte gör funktionsupphandlingar får jag svaret att det känns svårt och läskigt. De är vana att göra på ett sätt sedan tidigare och då känns det säkrare även om det blir sämre, kostar mer och tar längre tid, konstaterar Mats Lindbäck.
Du kan upphandla funktion i både mindre och större grad. Det kan mer vara ett tankesätt vid kravställningen att du inte berättar för leverantörerna hur de ska lösa en uppgift eller vilken produkt det ska vara och hur den ska vara utformad. Leverantören får då möjlighet att använda sin innovativa förmåga för att föreslå en lösning oavsett om det är en vara eller en tjänst.
– Jag försöker få upphandlare att för varje liten del tänka: Kan jag ställa funktionskrav här och vad skulle det i så fall vara? I en upphandling kan du handla en mängd saker och då kan du välja att göra en traditionell upphandling till 90 procent och i en liten del ställa funktionskrav, säger Mats Lindbäck.
Ju mer du använder leverantörernas erfarenhet desto bättre lösningar kan du få.
– Det är bara om du vet att det du ska upphandla måste vara på ett visst sätt som du inte ska använda funktion. Gäller det exempelvis en kontorsprodukt kan det vara svårt att vara så hemskt innovativ och då är det bara dumt att göra en funktionsupphandling.
Om man väljer att funktionsupphandla kan det bli mycket bättre med förhandling. En leverantör kan ha flera alternativ för att lösa en uppgift. Då är det en verklig fördel att du som köpare kan välja vilket alternativ du vill prata vidare om och ni kan förstå varandra bättre.
– LOU är otroligt fyrkantigt. Har man missförstått varandra är det väldigt svårt att klara ut det om du inte har valt förhandling. Det du har skrivit som ska-krav kan du aldrig backa på.
Med förhandling kan du nå en bättre lösning dels genom att ni kan ha en dialog där leverantören får möjlighet att justera sin lösning och ändra på priserna. Dels kan ni jobba fram en lösning som passar dig som köpare bättre och som matchar de behov du har.
– Många upphandlare tror att man inte kan jämföra päron och äpplen. Men det kommer jag att visa på kursen att du med en utvärderingsmodell faktiskt kan ställa en lösning med högre kvalitet mot en annan lösning. Och göra den jämförelsen på ett schyst sätt.
Varför kvalificerar du dig som lärare för den här utbildningen?
– Jag har många års erfarenhet av funktionsupphandlingar både av att göra dem själv och att som upphandlingskonsult hjälpa andra organisationer. Sedan har jag skrivit en hel del om funktion i min bok ”Metodhandboken”.
Vad får man lära sig på kursen?
– Du kommer att förstå vad funktionsupphandling är ända ner till hur du skriver ett underlag. Vi går även igenom hur du skriver ett underlag så att det går att förhandla och du får exempel på hur du kan genomföra en förhandling under en upphandling.
Vem vänder sig kursen till?
– Målgruppen är upphandlare som vill ha lite mer råd, få inspiration och se exempel innan de vågar prova funktionsupphandling. Den vänder sig även till upphandlingschefer som har som mål att öka graden funktionsupphandlingar som görs och därför vill kunna greppa området.
FAKTA:
Mats Lindbäcks 3 bästa tips
* Lägg mer tid på förberedelser. Kika om någon gjort det här tidigare, ta hjälp av någon eller prata med leverantören – kanske har de några goda exempel?
* Våga låta bli att reglera leverantören när det gäller detaljer.
* Välj förhandling. Det ger större frihetsgrad att klara ut missförstånd.
Upphandla funktion i praktiken
Är du nyfiken på funktion? Välkommen till Inköpsrådets utbildning i funktionsupphandling. På utbildningen får du lära dig hur du använder funktionskrav och alla de metoder som är väsentliga för att lyckas med en funktionsupphandling, exempelvis förhandlingar, sanktioner och en proof of concept.
Läs mer och anmäl dig till utbildningen här
Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg