Att upphandla webbaserat kontorsstöd som svarar upp mot dagens alla juridiska krav är en styv uppgift för enskilda myndigheter. Nu rekommenderar Statens inköpscentral att en ramavtalsupphandling genomförs.
Webbaserat kontorsstöd bygger på att information lagras i molnet. Problemet är att säkerhetsskyddslag, offentlighets- och sekretesslag samt GDPR komplicerar upphandling och användning av molntjänster inom offentlig sektor.
– Komplexiteten i den kravställning som krävs för denna typ av IT-stöd har ökat markant, såväl tekniskt som juridiskt, bekräftar Daniel Melin, projektledare vid Statens inköpscentral på Kammarkollegiet.
Till bilden hör krångliga avtalskonstruktioner och avtal där exempelvis underleverantörer kan läggas till utan att myndigheten kan neka. Molntjänster kan också öppna för att utländska rättsvårdande myndigheter bereder sig tillgång till lagrad information.
Av dessa anledningar har det funnits önskemål om en ramavtalsupphandling av webbaserade funktioner som tillgodoser offentlig sektors funktionella och rättsliga behov. Efter att sedan i höstas ha genomfört en förstudie rekommenderar Statens inköpscentral att, när en marknad etablerats, genomföra en sådan ramavtalsupphandling.
– Förstudien har undersökt om ett nytt ramavtal, där väsentliga aspekter redan från början är korrekt kravställda, skulle underlätta för myndigheter att använda de funktioner som i förstudien benämns webbaserat kontorsstöd.
Daniel Melin noterar att flera länder utanför EU har regelverk som är högst problematiska ur dataskyddsförordningens perspektiv. En myndighet som låter företag som lyder under ett sådant regelverk behandla personuppgifter, synes därmed ge det utländska regelverket företräde framför EU:s dataskyddsförordning.
– Hur behandling av personuppgifter sker måste därför omhändertas om en upphandling genomförs, det framstår dock som fullt möjligt att upphandla webbaserat kontorsstöd som både är tekniskt och rättsligt godtagbart, säger han.
Webbaserat kontorsstöd ger slutanvändaren tillgång till ordbehandling, e-post, samarbetsverktyg, dokumenthantering och andra funktioner via webbläsaren.
Det finns säkerligen behov av att samordna och strama upp villkor och krav i detta avseende… men är det verkligen samma sak som att det behövs ett ramavtal inom området?
Eftersom en ramavtalsupphandling lär bli ganska avgörande för aktörerna på området, skapas lätt en ”vinn eller försvinn- känsla”. Detta brukar resultera i evighetslånga överprövningar eftersom ingen har råd att hamna utanför.
Alla ramavtalsupphandlingar har dessutom en tendens att bli väldigt stora och med fastställda villkor/upplägg som de avropande myndigheterna inte alltid förstår eller tillämpar.
Tänk om det någon gång skulle hända att en av ”förstudierna” skulle komma fram till att ramavtalsupphandling INTE är den bästa lösningen på ett möjligt problem.
Tänk om man hade nöjt sig med att ta fram enhetliga villkor kring de känsliga tekniska frågorna, som sedan alla myndigheter kunde använda sig av vid sina egna upphandlingar… visst vore det bättre för flexibiliteten och för konkurrensen?