Antalet IT-system och IT-relaterade tjänster ökar stadigt runt omkring oss. Allt fler saker ska kunna kopplas ihop och kunna skicka och ta emot data i verksamheten. Användarna efterfrågar också i högre grad att man ska kunna använda mobilen. Det här ställer högre krav på IT-upphandlarna i organisationen.

Det som är speciellt med just IT-upphandlingar är att det är många olika perspektiv som måste vävas in. Allt från rent tekniska krav så att det fungerar i en IT-infrastruktur till helt vanliga funktionskrav för det som ska upphandlas och säkerhetsmässiga krav. Det kan exempelvis vara krav på att hantera känslig information och då behöver man känna till hur det ska hanteras.

Idag finns det ett omättligt behov av IT-upphandlarkompetens. Organisationerna jobbar hårt med att förstärka sin kompetens genom att utbilda sin personal internt men det räcker inte menar Petter Ulander, vd på Adviceu, som arbetar som IT-upphandlingsrådgivare sedan 20 år tillbaka.

– Jag kan se att det finns ett brett spektrum från att den ansvarige upphandlaren inte kan någonting om området till att organisationen anställer speciella IT-upphandlare. Det finns de fall där en vanlig upphandlare får upphandla IT-system för en hel kommun. Men den människan finns inte som klarar av att upphandla allt från byggentreprenader, till livsmedel och IT-system, säger Petter Ulander.

Saknas rätt kompetens för att upphandla IT leder det ofta till att man får system och lösningar som inte möter verksamhetens behov eller i värsta fall att man köper helt fel typ av system. Det kan i sin tur leda till att organisationen tvingas betala stora summor extra för att få det system man egentligen behövde. Har man otur kan det alltså bli både dåligt och dyrt.

För att bli IT-upphandlare behöver man inte kunna teknik på dator- och nätverksnivå, däremot behöver man ha den kompetensen involverad i en projektgrupp.

På Inköpsrådet utbildning Kvalificerad IT-upphandlare får du lära dig speciella kravställningstekniker, olika varianter på utvärderingsmetoder speciellt anpassade för IT-system, vad som är viktigt att tänka på när du skriver avtal, upphandlingsprojekteringen samt hur du avgränsar och paketerar en IT-upphandling.

Utbildningen vänder sig både till upphandlare som vill bli bättre på IT-upphandling och IT-experter som vill bli duktigare på att förstå sig på IT-upphandling.

– Anta att en kommun ska upphandla ett nytt ekonomisystem då vore det optimala att man skickar ansvarig upphandlare och nuvarande systemansvarig för ekonomisystemet till den här utbildningen. Mitt bästa exempel är när en upphandlare och en IT-driftsansvarig, från en kommun i södra Stockholm, gick på en av våra utbildningar tillsammans – och helt plötsligt började de förstå varandra. Tidigare hade de inte ens kunnat prata med varandra.

Med den verktygslåda du får med dig hem efter den här utbildningen har du betydligt större förutsättningar att göra en lyckad IT-upphandling. Du kommer att få exempel och mallar på kravspecifikationer, utvärderingar och avtalstexter. Dessutom får du olika förhandlingstekniska tips och tricks.

FAKTA:
Petter Ulanders 3 bästa tips
* Beskriv tydligt på funktionsnivå vad det är du vill köpa.
* Var noggrann vid utvärderingen så att du verkligen får det du har tänkt dig.
* Se till att avtalet innehåller tydliga beskrivningar av leveranskontroll så att du kan kontrollera att du fått levererat det du faktiskt har köpt.

Maria Agrén